用 5 个步骤创建项目申请表

无论项目请求以电话、即时消息、走廊对话、电子邮件、会议呼叫声或任何形式的形式出现，它们都会让每个人感到沮丧。尤其是当它们没有提供很多细节和思考时。这种情况通常是因为缺乏 intake 过程，你可以很容易地解决这个问题。它始于一个优秀的项目请求表。

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如何创建一个项目请求表

每个请求表都应该根据你在做的事情来定制——从帮助desk到网页设计，以及两者之间的所有内容——和公司在处理你的项目时的 intake 过程。以下是开始制作项目请求表的一些建议。

1. 应用“黄金法则”

当你制作项目请求表时，请 adhering to the Goldilocks 原则——既不太长，也不太短，只包含必要的信息。如果你要求太多，你的请求者就不会认真对待这个请求表，如果你要求太少，这个请求表就不能很好地为你服务。

2. 焦点放在事实

当你制作项目请求表时，请专注于标准信息：是什么、在哪里、什么时候和如何。

A. 正在请求什么?

根据你创建的类型 deliverables 的情况，你会想知道关于项目的细节。例如，如果你被要求制作一份宣传册，你会想知道它的长度、设计等，以便更好地进行制作。

B. 它将用于何处?

这是你需要知道使用你创建内容的地方。例如，如果你被要求创建一个共享文件夹，你需要知道谁应该有权访问它，它的大小是多少，以及是否需要外部权限。

C. 它的截止日期是什么时候?

这很明确——你询问的是日期。然而，通常情况下，人们会回答“ASAP”。这不是一个有用的答案（“可能”非常灵活）。坚持要实际的日期，并与你的团队一起工作，确保他们不会随意添加日期并造成 rushed 为你。

D. 它如何 benefits the business?

这是 hardest 的问题 to answer, but it's most important when you're assessing your work requests. 如果你的请求者不能回答这个问题——并且回答得很好—那么他们还没有花足够的时间思考请求，并需要回去重新考虑。

特别有用的是，将商业效益传递到团队、部门或公司 KPI 上，这样你就可以优先处理最战略性的工作。

白皮书: The Beginner’s Guide to Managing Marketing Operations Requests

白皮书: The Complete Guide to Request Management

视频: Workfront Request Queue

3. 让请求表对你有用

项目请求表有两个目的：第一，提供给你和你的团队开始一个项目的所需的信息；第二，让你的请求者有机会定义一个项目。

确保你的请求表能提供给你足够的信息来启动一个项目，而无需太多的额外细节从请求者那里。对于更复杂的项目，你可能需要在启动会议中与所有团队成员协调项目细节和截止日期。

然而，对于更基本的项目请求，请求表应该能提供足够的信息，让团队能够独立执行，而不需要进行额外的会议、邮件或 IM——这些都是你试图通过创建你的请求流程来取代的东西！

4. 创建最小必要的变量

不是所有工作都相同，因此所有的项目请求表都应该不同吗？错误。

如果你有某些请求类型与其他请求类型差异很大，那么显然应该创建不同的请求表。然而，如果变量太多，你的请求者将很难区分它们，并且这个过程会变得越来越复杂和混乱。

你不想让你的请求表加剧你的请求问题。保持变量数量最少，让它容易让你的请求者理解不同之处。

5. 建立提交流程

现在你已经创建了一个项目请求表，你需要有一个明确的方式来将这些信息提交给你的团队或项目经理。你可以有几种方式来执行这个过程，但要确保你设置的流程不会被忽视或忽略。

例如，要求人们将请求表添加到一个共享文件夹中是不现实的，除非项目经理会收到一条通知说文件已被上传，或者他们有一个定期检查该文件夹以查看请求表的过程。