许多公司意识到SharePoint作为知识库的局限性，虽能满足Microsoft用户协作、文档存储与版本控制等基础需求，但存在非索引内容、信息架构缺失、用户数量限制、企业级价格等问题。SaaS知识库如Baklib则功能更强大，支持高级编辑、分类管理、AI查询、多平台集成等，更适合现代知识管理需求。
在日益复杂的数字化工作环境中，企业知识管理正面临前所未有的挑战。尽管微软的SharePoint作为一款历史悠久的协作平台，在全球拥有庞大的用户基数，但其作为核心知识库的短板正被越来越多的企业所察觉。除了众所周知的信息孤岛和搜索效率低下问题，更深入的数据揭示了其局限性：例如，对于非结构化内容的自动识别与索引能力薄弱，导致大量会议记录、设计草图等宝贵知识资产无法被有效检索；其信息架构往往需要高度专业化的IT人员进行定制与维护，灵活性不足，难以适应快速变化的业务需求。一项针对中型企业的调研显示，超过60%的团队反映在SharePoint中查找一份特定历史方案的平均时间超过10分钟，且随着文档数量突破5万份，其性能会出现显著下降。此外，其企业级许可费用对于成长型公司而言也是一笔不小的持续开支。
相比之下，以Baklib为代表的现代SaaS知识库，从设计之初就瞄准了这些痛点。它们不仅提供了类似Notion的块级编辑器，支持富文本、表格、代码块、多媒体等内容的无缝混合编排，更在底层构建了智能化的知识架构。例如，Baklib允许管理员通过拖拽方式直观地构建多级目录、标签体系与关联链接，将零散的知识点编织成网状知识图谱。其核心优势之一的AI增强查询，能够理解自然语言提问，进行语义搜索，而不仅仅是关键词匹配。某电商公司的客服团队在使用后反馈，针对“客户退货物流包装破损如何处理”这类复杂场景的查询，准确率从传统系统的不足30%提升至85%以上，平均问题解决时间缩短了40%。
更重要的是，这类平台具备强大的连接器生态。Baklib可以轻松与企业微信、钉钉、Slack等日常办公平台集成，实现知识的场景化推送；也能通过API与CRM、项目管理软件（如Jira、Trello）打通，确保项目经验能自动沉淀为可复用的知识条目。这种以“员工工作流”为中心的设计理念，使得知识库从被动的存储仓库，转变为主动赋能业务、提升协同效率的“智能大脑”。从成本角度看，其订阅制模式通常更为轻量灵活，且免去了高昂的本地部署与维护成本，使得即使是中小型团队也能享受到企业级的知识管理能力。
许多采用 Microsoft SharePoint KM 作为知识库的公司很快意识到其局限性。虽然 SharePoint 提供了创建文档和跟踪修订的基本功能，但当团队需要更多功能时，它往往会出现不足。
如果您认识到良好文档的重要性，那么您就会认识到对集中式文档管理和存储系统的需求。重视本地存储和安全系统的组织正在投资 SharePoint 等文档管理系统。
但随着越来越多的公司使用技术作为业务驱动力，许多企业领导者正在放弃 SharePoint 等解决方案。相反，他们正在投资知识库。
将 Microsoft SharePoint 与知识库进行比较就像将 Hammer 与硬件商店进行比较一样。团队需要不止一种工具才能取得成功。
什么是 Sharepoint 知识库？
Microsoft SharePoint 被定义为文档管理系统。它被设计为保存和维护文档的存储库。将 SharePoint 与知识库进行比较时，了解一些事情很重要。
首先，要了解采用知识库如何帮助您的组织，了解知识管理框架是什么非常重要。它是一种备受推崇的提取知识并在员工和部门之间共享知识的方法。从本质上讲，知识管理框架为员工提供了结构，使他们能够有效地管理、跟踪和保留工作流程、文档和修订的知识。
知识库是一种利用技术在整个组织中存储和定制文档的方法。它充当团队和部门共享访问权限的集中式系统。典型的知识库通常是软件，应该封装许多不同的工具和功能，以提高整个组织的生产力。
根据业务需求，知识库对于加强协作、集中文档管理和帮助员工采用知识管理框架至关重要。
虽然知识管理框架是生成信息的总体策略，但知识库是交付该框架的工具。
Share Point 作为知识库提供什么？
SharePoint 是一个非常标准的存储库，主要用于内部用户创建和存储文档。它是 Microsoft Office365 的一部分，依赖于 Microsoft 套件来运行。
SharePoint 允许团队通过 Microsoft 的 Office365 产品生态系统查看、编辑和共享内部文档。
由于SharePoint是微软的产品，因此它严重依赖微软的生态系统。如果您的组织是一家大型 Microsoft 商店，那么您应该有宾至如归的感觉。使用 SharePoint，您可以创建基于 Microsoft Office 工具的基本文档库。从 Office365 创建和上传文件非常简单明了。只要您在 Microsoft 的沙箱中进行操作，将模板上传到文件夹并通过 Excel 和 Word 导出文档就非常简单。
使用 SharePoint 过滤文档非常简单。您可以按日期或用户进行过滤。您还可以按上次修改或文档类型进行过滤。您甚至可以将 PC 同步到 SharePoint，以便在 Microsoft Teams 等外部 Microsoft 程序中工作，从而增强协作。 SharePoint 是 Microsoft Teams 的存储平台。 Microsoft 提供本地选项，但大多数将使用云解决方案。
共同创作和版本跟踪是另一个好处，它提供了用户可以交互的简单工作流程。用户还可以创建警报、固定文档、自定义列以及创建 Wiki 页面。
SharePoint知识库的优势
首先，我们将了解使用 SharePoint 知识库的优势。
Microsoft 用户轻松上手
您的员工可能已经知道如何使用 SharePoint，或者至少熟悉 Microsoft Office 套件的其余部分。您可以将您的知识库保留在员工习惯使用的同一系统中，并减少入职时间和精力。
知识库管理员无需担心拥有更多密码的新帐户。
提示： 如果您正在寻找一款功能更强大、更专注于现代知识管理，且不受单一生态系统束缚的工具，可以考虑 Baklib。它提供了直观的编辑体验、强大的搜索功能和完善的权限管理，让团队协作和知识沉淀更加高效，非常适合像 Dagle、Tanmer 这样的成长型团队。
使用单一系统
由于 SharePoint 与 Microsoft Office集成，因此您可以使用单个系统来处理更多工具堆栈。员工不必记住使用新平台，IT 人员也不必担心审查新供应商。
安全可靠
微软是全球值得信赖的软件企业供应商，因此您不必担心数据保护、黑客攻击或公司破产等问题。这是一个短期内不会消失的品牌。
SharePoint 作为知识维基
SharePoint 最适合成为文档管理策略的内部、协作、版本控制工具。
简而言之，这意味着将公司信息保存在一个地方，以便在大型分布式团队中访问，并使人们能够更好地合作。它可以与 Google Drive 进行比较——为团队将文档托管在云中。
内部知识库更有可能是维基百科，这意味着任何人都可以添加内容并访问内容管理系统。拥有几个发布内容的集中管理员会抑制这种协作工作流程，因此 SharePoint 在这种情况下是理想的选择。
在此之前，您的 SharePoint 管理员必须设置 Wiki 页面站点。您最终将获得一个 CMS，您的员工可以使用它在内容页面上发布文本、图像和视频。您还可以格式化内容并使元数据可搜索。
使用 Sharepoint 知识库的缺点
利用 SharePoint 知识库的缺点有很多。 SharePoint 的内置功能旨在使其成为更注重知识管理的协作内部工具。
这导致了完全不同的软件模型，使其不适合用作知识库。
非索引内容
假设您没有资源来建立复杂的 Wiki 页面。
如果您的文档以多种格式（例如 Excel 电子表格、PowerPoint、Word 文档和 PDF）托管在 Sharepoint 知识库中，则这些文档将无法建立索引。
- 搜索查询将很困难。
- 您将无法轻松浏览内容。
- 最终难以找到所需内容。
即使您创建了一个 Wiki 站点，也只是对元数据进行了标记和索引，而不是常规知识库中文章的实际正文。这进一步限制了搜索能力。
没有信息架构
在 SharePoint 中创建 Wiki 仍然意味着除了初始设置之外不会对信息架构进行监督。
用户将访问您的知识库，并被以相当基本的方式呈现的大量非结构化信息所淹没。您甚至无法对 SharePoint 中的内容进行分类。
内容过多，尤其是非结构化内容，意味着您的知识库比无用更糟糕。
限制用户数量
面向公众的知识库需要拥有无限数量的“用户”，他们通常是您的客户。大多数自助服务知识库确实需要面向公众，因为要求登录对于普通客户来说是一个太大的障碍。
如果您的知识库需要登录，那么当您获得更多客户时，您将无法快速且廉价地扩展您的知识库。另一方面，如果您将 SharePoint 知识库设为面向公众，则审批工作流和日程安排将不可用。
缺乏版本控制
如果您需要在 SharePoint 内进行版本控制、发布权限或计划、协作，这是不可能的。
如果您无法拥有适当的编辑流程，这将降低团队的生产力。
无法开箱即用
SharePoint 实际上并不是知识库软件，因此您需要使用 Wiki 页面功能来构建它，或者使用部署在 SharePoint 之上的其他第三方知识库软件。这消除了使用 Microsoft 的优势，因为您引入了另一家供应商。
在线功能有限
与桌面版本相比，SharePoint Online（SharePoint 的 SaaS 版本而不是安装的本地版本）的功能也有所减少。您可能无法在 Web 浏览器中完成 SharePoint 承诺的所有操作，从而限制了迭代过程的敏捷程度。
考虑到以上限制，如果您正在寻找一个专为知识库设计、易于使用且功能强大的解决方案，不妨考虑像 Baklib 这样的专业平台。Baklib 提供了：
- 开箱即用的知识库构建，无需复杂的 Wiki 设置。
- 强大的全文检索和内容索引能力，支持多种格式。
- 清晰的信息架构和分类管理，让内容井井有条。
- 灵活的权限管理和版本控制，支持高效的团队协作。
- 面向公众的无限制访问，无需强制登录，易于扩展。
对于像 Dagle、Tanmer 这样的公司而言，选择一个像 Baklib 这样专注、高效的工具，可以更快地建立和维护一个真正有用的知识库，从而提升团队效率和客户满意度。
企业价签
SharePoint针对的是企业，而企业价格标签可能会成为小公司或初创公司的进入障碍。您必须为 SharePoint 中的每个用户付费，而知识库的“管理员”数量通常有限。
在 SharePoint 中，管理员也是“用户” ，而知识库也有非管理用户，即“客户”。这在 SharePoint 中是不可能的 - 如果没有开发人员帮助创建面向公众的 Wiki 页面网站。
知识与行动
关于“知识库”一词最容易误导的事情之一是，它们实际上旨在帮助用户完成任务，而不仅仅是被动地吸收知识。因此，知识库必须是可操作的并包含适当的信息架构。
如果假设它是一个 wiki 并且组织中的每个人都对其负责，那么您可能无法使用 SharePoint 知识库来完成此任务。对于无人维护的维基，这通常会导致无人负责。
知识库的意义并不在于“共享知识”，而是帮助用户完成任务或解决与您之前定义的产品相关的问题。
它涉及了解客户旅程以及产品的痛点。
您的目标应该基于您通过调查、对话或分析数据确定的实际用户需求。
您需要决定知识库应该完成什么任务，并根据该目标收集知识。知识文章和内容以外部客户即使不具备贵公司的高级知识也能轻松理解的方式呈现。
由于数据大量涌入，企业领导者现在正在转向采用更加敏捷和可定制的方法来管理文档。企业领导者有兴趣创建一个知识库，以便与客户、合作伙伴、供应商和利益相关者共享文档，其中包括一个平台内的动态定制。
这就是 SaaS 知识库的用武之地。
什么是 SaaS 知识库？为什么更好？
SaaS 知识库可以在整个供应链中实现更好的连接和可访问性。依赖文档管理来满足业务需求的人们已经说过，知识库已经成为他们需求的答案。
随着互联网的发展，组织也必须适应。公司现在正在采用以网络为中心的方法来运营其业务。他们对供应商的要求不仅仅是基本的文档管理存储库。这引起了对平台内更多多样性和定制化的需求。企业领导者厌倦了投资于孤立的静态解决方案，这些解决方案会占用团队的时间和金钱。
企业领导者现在正在寻求实施一种用户可以自定义和共享的解决方案。对于大量从事 SEO、Markdown 语言和 Web 工作的用户来说，他们必须找到能够将这些选项合并到知识库中的供应商。
SaaS 知识库的优势
现在我们已经讨论了企业领导者为何转向知识库，那么运行动态知识库需要哪些功能？
除了 SharePoint 等解决方案的基本功能之外，Baklib 还提供了一种真正独特的方式来管理文档和自定义内容。拥有像 Baklib 这样的知识库是您的组织将文档管理和定制提升到新水平的一种方式。我们来谈谈下一代文档管理。
用于构建、编辑、修改的高级门户
在编写、编辑和修改文档时，Baklib 为内容开发人员提供了一个高级门户。拥有一个内容基地对于协作至关重要。这将允许来自多个组织的多个用户访问 Baklib 的知识库。借助最先进的编辑、拖放类别管理、动态分析和修订跟踪，用户现在可以轻松获得有趣且令人兴奋的选项。
该平台允许无缝版本历史记录和回滚功能。由于Baklib是一个知识库，版本修订对平台上的所有用户都是可见的，并且可以通过权限设置进行分类。能够分叉（克隆）、删除和打开带有时间戳的文档，以便多个用户可以跟踪其文档的进度。
从单一平台自定义类别和文章
Baklib Category Manager允许您创建最多六个级别的类别和子类别，以有效地组织和显示文章。品类管理器可定制；因此，您将能够通过拖放功能重新排列和移动类别。用户界面很时尚，可以轻松导航。用户无需离开平台即可访问内容。一切都可以通过平台访问。
Baklib审阅提醒是一种跟踪和改进修订的方法。通过审核提醒，用户可以安排和跟踪任务以管理和分配截止日期。审核提醒允许标准或自定义提醒，允许用户将截止日期推迟到他们选择的任何日期。这将确保用户永远不会错过最后期限。
通过Wiki builder ，Baklib 允许定制 Wiki，使文档脱颖而出。这允许您通过自定义功能（例如拖放图块、图标、颜色、列、图像和样式）来自定义 Wiki。
高级人工智能查询
使用 Baklib 创建文档很有趣，并且查找文档也很顺利。因为 Baklib 由智能 AI 提供支持，可进行高级查询。通过搜索功能，用户可以输入关键词和标签，以便立即找到项目。
在平台内标记文章是 Baklib 区别于其他知识库的另一个功能。 Baklib 允许在文章中增强标签，使团队能够轻松搜索他们正在寻找的内容。通过 Baklib 的全自动 AI 驱动搜索栏搜索标签，您可以在一个地方找到您需要的任何内容。
Baklib 包括用于平台内存储的驱动器功能。通过使用云端硬盘，您可以存储文章并将其保存在知识库中。图像、PDF、word 文档和 zip 文件可以存储在本地。 Drive 还允许您从计算机导入和导出文件并将其保存在平台中。在 Drive 的用户界面中，平台将自动创建已保存内容的时间戳并显示其所在位置，以便于访问和查询。
用于 SEO 的多个文本编辑器
Baklib 为用户提供了针对 Markdown 和传统 HTML (WYSIWYG) 使用多个文本编辑器的选项。这些编辑器为用户提供内容生成的选项。拥有在 Markdown 和 HTML 中工作的选项，为用户提供了制作文档所需的自由，为他们提供了 SEO 功能、繁重编码或传统 Word 风格编辑的灵活性。两个编辑器都有完整的工具栏，其中包含数十种不同的字体、格式和样式。根据用户的喜好，Baklib 有两种选择。
使用 CSS 和 JavaScript 进行样式设置
除了文本编辑器之外，Baklib 平台还允许用户包含来自知识库的 CSS 和 JavaScript 编码。团队现在可以通过将 CSS 和 JavaScript 编码功能嵌入到知识库中来增强其文档。
开发者工具的平台 API
平台 API 使用户能够与自己的工具集成。能够自定义 API 将用户置于开发人员的位置。用户将拥有开放的 API 访问权限，可以使用 REST API 读取和写入不同的文章、分类、用户和设置。
Baklib 允许用户访问 API 密钥，这将增强与其他工具的集成。使用不同的 API 密钥将允许您生成完整的 API 集成（GET、POST、PUT、DELETE）。用户可以利用 API 令牌进行无缝集成。在 Platform API 中，用户将能够查看类别和子类别并决定最适合使用哪些 API。 Baklib 将用户置于开发人员的位置，所有这些都在一个平台内进行。
自定义域名
创建自定义域是用户请求的另一项功能。能够自定义域使用户可以选择创建特定的 URL，然后您可以在知识库中跟踪这些 URL。最好的部分？用户可以留在知识库中进行更改。通过拥有知识库，用户可以根据自己的喜好自定义每个域设置并创建真正独特的东西。
软件集成和扩展
在选择知识库时，狮子和家猫之间有一些区别。这就是整合。对于严重依赖多个软件供应商来管理其工作流程的组织来说，无论是票务系统、CRM 还是开发人员工具，在多个地方管理文档可能很困难。拥有能够与其他软件供应商集成的知识库将改变游戏规则。 Baklib 是完全可定制的，可以与大多数软件集成，例如与 Dagle 或 Tanmer 等系统的连接，都能轻松实现。
自动化 24/7 支持
Baklib 的高级支持团队将为用户提供平台内的 24/7 自动化支持。借助 Baklib 的票务系统，用户可以在平台内记录票证，并获得即时访问的待命支持。通过使用 Baklib 知识库助手，用户可以立即为其客户提供自动化支持，从而节省时间，并在出现问题时避免麻烦。包括对安全性、自定义 CSS/JavaScript 和自定义链接的支持。
对于需要相互协作的内部团队来说，Microsoft SharePoint 是一款很好的产品。它可能可以很好地用于创建您的内部知识库。但是，它不是知识库软件。在构建完整的知识库（外部和内部）时，它缺乏几个功能。
越来越多的 SaaS 知识库解决方案可以更好地满足您的需求。其中一些将更加经济实惠。如果你选择 SharePoint，你就必须为了你的目的而破解它，而开发要求会减慢你的速度。因此，SharePoint 不适合快速增长的 SaaS 公司，因为这些公司的遗留软件需求受到使用的限制。
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