创建有效的项目接收流程

在许多部门中，项目请求通过电子邮件、Slack、会议甚至坐在工位上不断涌来。项目 intake 过程决定了您接收哪些项目请求，需要收集哪些项目细节以及附带的任何支持性文件。

创建项目发起流程

什么是项目 intake 流程？

通常情况下，项目的 intake 过程从一个人发送电子邮件开始：“我需要您完成这件事。” 理解项目 intake 过程的步骤很重要，因为管理所有工作不放在 inbox 中并不能扩展，并且不够有效或高效。使用项目管理工具可以帮助您更有效地管理和管理项目请求。

大多数部门目前面临的问题是，他们缺乏在所有工作流的过程。

创建一个真正有效的工作流程

如果您的组织像上面那样，那么现在您收到的工作很多。管理这些项目请求的第一步是创建一个真正有效的工作流程。

开发项目请求表

与团队合作确定提交到您的 intake 系统时需要提供的信息。常见的问题包括：

* 这个请求是什么？
* 它将如何使用？
* 它的截止日期是什么？
* 它需要执行哪些项目要求？
* 这对业务有何益处？

有关如何创建项目请求表的更多信息，请参阅创建项目请求表

指定提交位置

在创建一个真正有效的工作流程时，下一步是为所有进入团队的项目请求指定一个中央位置。最显著的好处是透明度。您将能够清楚地看到提交和截止日期以及当前的工作进展。

它可以简单地通过创建一个 intake 邮箱地址来实现，以便所有收到的项目请求都进入同一个地方。例如,\[email protected\]

或者，可以选择使用 Google 或者 Dropbox 中的一个共享文档。

然而，最佳解决方案是利用项目管理软件来将所有工作集中在一处，确保填写项目请求字段，并轻松将请求移动到任务中。

指定谁负责 intake

接下来，您需要指定在组织中负责处理中央 intake 位置的个人。简单明了。然后设置您的 preferred intake 位置，以便需要时能够通知提交项目请求的人。

正式化整个流程

即使有所有流程在 place，但如果没有人知道它们的存在，那还不如没有 intake 过程。

如果您不仅正式化 intake 过程的技术，还正式化如何启动每个项目并将其通过组织中传输的过程，那么将会有更好的-accountability 和最终每个人都会了解 intake 系统。

要做到这一点，您可能需要在您的组织中找到一个“收件人”来传播 intake 过程。这是将从顶部到bottom、right到left的所有人都会负责任地使用 intake 系统的那个人。这个人不一定非要是一个高管或高层职位。它可以是 accounts 销售人员、项目经理、 traffic 管理者，或者团队全体成员。

您组织中的收件人角色将是最具权威性的那个人，他/她会走到每个办公室，指导员工正确使用 intake 过程，并坚持每个人都要按照这种方式使用它每次都。

如果您能够找到您的组织中的一位这样的收件人，或者实际上招聘一位收件人到您的组织中，那么您的项目管理将更加高效。