人力资源知识管理：日益增长的重要性和实施

员工是否经常抱怨他们无法及时获得有关公司政策的正确信息？

如果您觉得受到鼓励说“是”，那么很可能您从一开始就未能分散组织信息。但这并不意味着现在不能这样做。借助正确的人力资源管理知识管理解决方案，您可以实现记录，并且更加无忧无虑。

一旦您在人力资源管理流程中调整知识管理，您就可以进一步简化组织的招聘和入职流程。更重要的是，它允许您随时更新现有信息。这些关键因素定义了知识管理在人力资源管理中的关键作用。

在我们深入探讨人力资源知识管理的重要性、其应用以及增强其潜力的各种方法之前，让我们先了解一下人力资源管理如何成为企业的下一个战略方法。

揭示人力资源管理：战略方法

您是否知道，在参加结构化入职计划的新员工中，有 58%即使在完成三年后也更有可能留在组织中？

尽管这听起来令人震惊，但许多组织都未能达到这一保留率。了解入职对于新员工来说是一个重要的里程碑。他们在这里了解组织、他们的角色以及他们将如何为现有流程做出贡献。如果组织未能在入职阶段就这些方面进行沟通，员工可能会失去兴趣并最终离开。

通过人力资源管理方法，您可以简化入职流程并确保减少人员流失并提高保留率。但这并不是人力资源管理为您的组织提供的全部帮助。

人力资源管理简化了组织的招聘和雇用流程。除此之外，它还可以帮助人力资源部门为新员工规划和执行培训计划，让他们了解自己在组织中的角色和职责。

然而，战略性人力资源管理方法将这些努力提升到一个新的水平。 SHRM 帮助您吸引合适的人才、雇用有前途的候选人、简化发展流程，甚至帮助您为员工制定基于能力的奖励计划。

它之所以在人力资源领导者中赢得更多基础，是因为这种方法有助于公司将所有员工聚集在一起，帮助他们作为一个整体工作。这意味着每一项工作都朝着一个目标而努力。当每个人都朝着一个目标努力时，结果可能会对组织产生积极的影响。成功率大幅提高。

通过 SHRM 方法，您可以监控和分析每位员工的绩效。此外，SHRM 可以帮助您的组织：

• 确定办公室对新员工日益增长的需求，以满足竞争市场不断变化的需求
• 为组织成长和成功制定短期和长期目标
• 增强现有的工作运营和流程，以实现最佳的员工产出
• 确保公司遵守政府法律的所有规则和法规
• 识别市场中不断发展的技术转变，并引入正确的工具集来提高员工的生产力

由于这些和许多其他原因，SHRM 正在成为组织在工作场所必须采用的重要方法。

人力资源知识管理的意义

一项重要研究表明：

75% 的组织一致认为，在不断发展的员工队伍中创造和保存知识对于他们在未来 12 个月的成功非常重要。然而，只有不到 10% 的人认为他们当前的知识管理系统能够胜任这项工作。

如果您所在的公司中有不到 10% 认为其知识管理系统已为员工记录了所有内容，那么您现在就需要开始行动。人力资源管理到位后，必须为员工、经理、行政人员甚至人力资源团队记录多个流程和信息。

有了知识管理系统，您可以确保：

HR 变得更有生产力

您的员工可能对缺勤政策、薪酬和福利、关键绩效指标、花名册管理等有多个问题。这些问题可能会占用人力资源部门大量的日常工作时间。

但通过知识管理系统，您可以确保涵盖不同政策和关注点的问题，以便员工可以参考自助服务解决方案并更快地获得答案。因此，您可以确保人力资源部门参与管理活动并保持工作效率。

适合所有人的整体存储库

借助人力资源知识管理系统，您可以确保将有关员工招聘、员工入职和生命周期的所有信息记录在一个地方。人力资源部门和员工都不需要深入研究多个来源来提取信息。这一一体化存储库可以帮助每个人在一个地方找到所需的过程数据。

平滑优化当前知识

从一开始就使用正确的人力资源知识管理系统，您可以确保有关员工薪资政策和福利的所有文章定期更新。像 Baklib 这样的专业知识库工具，将允许您轻松更新和跟踪对文章所做的所有更改，并支持版本管理。如果您的公司计划避免任何政策更新，您也可以恢复更改。这意味着组织中的每个人都可以随时访问有关规则、法规和公司政策的最新信息。

除了这些好处之外，人力资源知识管理还有其他一些必须了解的关键应用。让我们在下一节中探讨它们。

人力资源知识管理的关键应用

定制访问控制和自定义权限

并非所有人都可以在工作中访问您的人力资源知识管理系统。只有具有相应访问控制和权限的人才能查看或更改系统中现有的文章。

Baklib 等工具可帮助您为可以编辑或编写知识库文章的团队成员提供精细的自定义权限。通过访问权限选项，您可以清晰管理所有能够对当前存储库进行更改的人员。您还可以跟踪谁拥有门户角色和内容角色，确保知识库内容的安全与合规。

加强员工入职培训

数据显示，58% 的组织确认，他们的入职计划主要侧重于完成文书工作并简要介绍工作流程。

但我们都知道，入职流程包含的内容远不止这些。

从完成文书工作到亲自与所有其他团队成员和经理会面，在入职期间还有很多事情需要处理。有时它可以持续几天。

加强人力资源管理中的知识管理

我们已经了解知识管理在人力资源管理中日益重要的作用。可以肯定地说，我们不能排除实施知识管理以进一步提高组织中人力资源管理流程的绩效。

但如何增强现有的人力资源管理知识管理系统以获得更多效益呢？

可以采取以下四种做法来加强知识管理在人力资源管理中的作用。

确保人力资源数据不是孤立的

构建可靠的知识管理系统的第一步是确保数据永远不会过时。一旦您为员工创建了 KMS，您的角色就不会结束。您需要确保定期更新它，以防引入新政策或现有政策有新更新。

通过这种方式，您可以确保员工及时了解组织即将推出或最近推出的政策。这种做法可以帮助您建立员工对组织的信任并提高忠诚度。

将知识获取融入人才管理

抓住团队经理对所有职位的期望，了解他们认为每个团队成员在受聘后将扮演什么角色和职责。这样，信息就来自可信来源。更重要的是，员工也将与经理保持一致，并相应地履行自己的职责。

但这并不是您在知识获取方面所能做的全部。

作为人力资源人员，您还可以捕获员工的所有最新信息并将其添加到知识管理系统中。如果现有资源离开公司，新资源可以返回到 KMS 中捕获的数据，并无缝地启动之前中断的工作流程。

优化知识管理的内部沟通

您必须遵守的另一个最佳实践是简化知识管理的沟通。

1. 明确责任人：决定由谁负责在您的组织中构建和维护人力资源知识管理系统。这样，您可以避免任何沟通错误，并确保将正确的数据添加到存储库中。
2. 设置权限管理：确保所有授权的作者、编辑和管理员都具有对知识存储库的自定义访问权限。这意味着他们只能执行在其角色下添加的特定任务。

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然而，一个优秀的知识管理系统可以总结和详细说明新员工在入职期间必须期待的所有活动。如果您有像 Baklib 这样的知识管理工具，整个流程对所有用户来说都可以变得更加清晰和高效。

• 您可以添加目录来帮助新员工系统地完成入职培训。
• 您甚至可以嵌入创始人的视频，以便新员工直观地了解公司的愿景和使命。

在文档中包含此类详细信息可确保新员工的入职流程得到增强并大幅简化。

减少冗余工作

当您拥有人力资源知识管理系统时，就不再需要多次回答相同的问题。您可以帮助人力资源部门避免向不同的员工重复解释同样的内容。所有员工需要做的，就是访问自助服务知识库并搜索他们对公司政策的疑问。

Baklib 等文档工具通过强大的搜索栏功能，帮助用户快速找到常见问题的答案。搜索栏通常位于主页和文章页面。如果用户有后续问题，他们可以使用相关关键词继续搜索。对于更精确的查询，用户还可以进行高级搜索，通过添加类别或标签等过滤器，更快地定位到相关信息。这为人力资源部门和员工都节省了大量时间。

减少信息传递错误

想要确保不会向员工传达错误的信息吗？

如果答案是肯定的，那么您需要集中精力持续构建清晰的文档。

• 如果有任何新的更新，请将它们添加到知识管理系统中的现有文章中。
• 如果计划推出新的规则和规定，请提前创建新文章。

这种方法将使您在与员工共享信息时避免错误，并使每个人都及时了解公司政策和法规。

支持知情决策

从识别当前政策可能存在的问题，到洞察可能导致人员流失的潜在风险，知识管理系统可以为您提供数据支持。它不仅仅是一个信息存储库。

像 Baklib 这样的人力资源知识管理系统还可以让您了解有多少员工经常访问知识库来查找答案。您可以分析常见的查询，并相应地创建深入的文章或修改现有内容，以满足这类需求。

标准化流程

帮助所有员工为同一问题找到相同的标准答案。与其创建多个信息源，不如维护一个可以提供所有问题权威答案的中央知识库。这样，就能确保知识传递的一致性。

您所要做的就是在入职过程中与员工共享内部知识库（如 Wiki）的链接。这将确保他们在遇到问题时，总是返回同一个权威信息源。

提升员工体验

更快地获得问题答案能显著提升员工满意度。员工欣赏公司政策的透明度以及为他们的问题提供详细解答。从避免漫长的等待时间到确保他们能透彻理解政策，员工最终提高了工作效率，并对工作场所建立了积极的归属感。这鼓励他们持续参与团队和其他组织活动。

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第三，确保他们在构建存储库时进行协作，以避免混乱或沟通不畅。Baklib 可以充当协作工具，让其他团队成员能够通过私人笔记功能在同一存储库上协同工作。

这些私人注释功能有助于确保信息经过充分验证后再被正式添加到知识库中。团队成员可以在所见即所得的编辑器中直接访问和编辑这些私人笔记，让协作和内容审核流程更加顺畅。

培养知识管理文化

记录每一次工作流程和政策的变更，是确保在组织内部建立起可持续的知识管理文化的关键。但要实现这一目标，您需要制定一个清晰的知识管理战略以及具体的执行计划。

除此之外，还需要梳理清楚信息传播的渠道。通过建立正确的内部渠道，您可以确保员工能够实时访问内部知识库，并明确当员工遇到问题时如何找到解决方案。同时，必须为知识管理系统设计明确的工作流程，确保内容不会过时，并能在添加新信息时得到及时更新。

通过遵循上述四个最佳实践，您可以显著增强人力资源管理中的知识管理效能。

实施可行的人力资源知识管理

虽然我们已经明确了加强现有人力资源知识管理的方向，但如何从头开始构建一个可操作的知识管理系统，仍需我们进行评估和规划。

以下是一个可以快速、轻松实施的步骤指南。

第一阶段：构思与规划

首先，确定您希望在人力资源知识管理系统中涵盖的核心主题。这可能包括薪酬福利、休假政策、各岗位职责、人才管理与招聘流程等。您还可以通过收集员工反馈，了解他们最常遇到的问题，从而整理出更多需要解答的主题，丰富您的知识库内容。

第二阶段：内容创作与发布

一旦确定了核心主题，下一步就是创建并发布知识内容。首先，需要制定一个详细的目录结构，明确计划撰写的文章主题及其子主题。

例如，您的目录可以这样规划：

主类别 子类别/具体内容 1. 休假政策

• 病假
• 带薪年假
• 无薪事假
• 浮动假期
• 婚假
• 产假
• 陪产假
• 丧假

2. 健康与员工福利

• 奖金结构
• 医疗保险福利
• 远程办公/灵活工作安排
• 股票期权计划

您可以针对每个子主题创建独立的文章，而不是将所有信息堆砌在一篇文章中。在文章中增加实际案例，能帮助员工更好地理解如何应用这些政策或福利。如果能为每项政策或福利配上由人力资源团队录制的简短解释视频，将使文章对员工更具吸引力和实用性。

内容准备就绪后，您便可以使用像 Baklib 这样的专业知识库管理系统来构建和发布您的知识库。Baklib 提供了直观的编辑器和协作工具，让内容管理和团队协作变得高效便捷。

第三阶段：监控性能与持续升级

这是构建一个可行的人力资源知识管理系统的最后一个关键阶段。在此阶段，您需要重点关注并追踪以下指标：

• 知识库的整体员工使用率是多少？
• 哪些文章被员工阅读得最频繁？
• 哪些文章的跳出率最高？（即用户快速离开）
• 员工对每篇文章的平均评分或反馈如何？
• 有哪些高频搜索词可以作为新的文章主题？

像 Baklib 这样的工具允许您为每篇文章添加反馈功能，从而直接了解读者是否认为内容有帮助。根据收集到的反馈和数据，您可以识别出需要优化的领域，对现有文章进行更新，或者利用搜索分析中发现的热门术语，来创建能够解答员工疑问的新内容。

通过这三个阶段的循环迭代，您可以为组织建立起一个成功且持续进化的人力资源知识管理系统。

为组织构建人力资源管理系统可能是一项复杂但有价值的工作，它能有效地组织和简化各项流程。如果将知识管理融入其中，您就能更战略性地规划人力资源管理，并确保每位员工都能便捷地获取所需信息。

但要构建优秀的人力资源知识库，您需要一个能够满足特定需求、并帮助您创建对员工真正有用的解决方案。如果您正在寻找合适的人力资源知识管理工具，我们强烈推荐您尝试 Baklib。它能为您提供从协作创作到数据分析的全方位支持，助力企业知识管理成功落地。

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