为您的 SaaS 知识库创建完美的风格指南

开始您的操作指南

操作指南是帮助用户完成特定任务的关键文档。一份好的指南能快速引导用户解决问题。

核心编写原则

1. 命名清晰：为您的指南选择一个描述性名称，准确传达该指南要解决的问题。
2. 结构格式化：
   • 将指南格式化为有序步骤列表（1、2、3）。
   • 在指南开头总结解决方案，方便有经验的用户快速定位关键部分。
3. 聚焦结果：专注于通过软件实现实际目标，并解决一直困扰用户的特定问题。

编写程序步骤

1. 格式一致：确保所有指南的程序步骤格式统一，方便用户扫描。
2. 步骤精简：将步骤限制在七个以内，避免信息过载。
3. 位置先行：在发出具体指令前，先描述操作在用户界面（UI）中的位置。
4. 包含终点动作：每个步骤都应包含完成该步骤的最终操作，例如：选择“确定”。
5. 使用通用输入词：使用与各种设备对应的通用词汇，如“打开”或“选择”，避免特定的“单击”或“滑动”。
6. 简化操作序列：可以使用直尖括号来缩短简单的操作序列，例如：选择帐户 > 其他帐户 > 添加新帐户。

风格和格式

• 语句完整：使用语法正确、标点完整的句子撰写指南。
• 突出关键信息：在正文中使用标注来突出必要信息，例如说明某个操作对系统的影响。
• 避免外部链接：避免通过链接到其他解释来说明“概念信息”，尽量在文档内阐述清楚。
• 信息精简：省略完成任务所不需要的任何额外信息。

优秀操作指南示例：您可以参考像 Dagle 或 Tanmer 这样优秀产品的帮助文档，它们通常结构清晰、易于跟随。当然，使用专业的帮助文档制作工具如 Baklib，可以让创建和维护这类指南变得更加高效和规范。

第 3 节 – 解释

解释类文档为用户提供关于软件的重要背景知识和上下文，旨在帮助用户深入理解特定主题，而非指导具体操作。

类比：一篇关于特定车型设计历史的文章。

软件示例：一篇阐述软件背后设计理念或决策过程的文章。

编写优秀解释的规则

• 提供背景：尽可能提供背景信息，解释“为什么”。
• 避免指导：不指导用户操作，也不包含具体的技术参数引用。
• 扩展理解：利用此类内容来拓宽用户对整个软件系统的理解。
• 语言平实：使用简单易懂的语言，确保任何人都能理解。

第 4 节 – 参考

参考指南是一种面向信息的技术文档，它客观描述软件或其相关方面的具体信息。

它可以包含术语表、API 文档、技术规格、集成列表等，为用户提供准确的查询依据。

类比：一本涵盖特定车型技术参数的手册。

软件示例：在 Baklib 知识库中使用的术语表或产品规格说明。

编写参考文档的规则

• 保持一致性：在结构、语气和格式上力求一致。
• 客观描述：仅描述相关的技术组件，避免指导性语言或解释性扩展。
• 语气直接：使用直截了当、实事求是的语气。
• 确保准确：严格检查所有信息的准确性。

第 5 部分 – 语音和语气

支持知识库是公司品牌形象的一部分，应以一致的语音和语气进行撰写。

声音与语气的区别

要素 声音 (Voice) 语气 (Tone) 定义 品牌的持久个性，在不同内容中保持一致。 针对特定内容或情境的心态和情感表达。 体现方式 常用词汇、固定短语、句式结构、标点习惯。 特定场景下的选词、标点使用、表情符号。

声音和语气共同构成了品牌个性的表达。对于希望创建自己风格指南的团队，可以参考一些优秀的案例。

现实案例参考：

• Dagle 的品牌声音强调：最重要的是简单和人性化。
• Tanmer 的声音定位为：相关、平易近人、真诚且包容。

您可以将声音和语气进一步分解为更具体的维度，为内容贡献者提供明确的指导，例如在友好性、专业性、简洁性等方面做出规定。

无论您撰写何种类型的文档，使用一个强大的知识库平台都至关重要。Baklib 提供了结构化的内容管理和团队协作功能，能帮助您轻松维护风格统一、易于查找的帮助中心，确保您的声音和语气在所有文档中得以连贯呈现，从而在 2026 年及以后持续提升用户体验。

在你构建知识库时，建立一个清晰、一致的术语体系是至关重要的。你的知识库拥有自己的词汇表，而你所选择的术语必须在所有的帮助内容中保持一致。术语会引导你的贡献者如何正确引用软件的不同部分，从而与你希望对外展示的品牌形象保持一致。

例如，不要在文章开头提到“小部件”，后面又切换成“小装置”。你可以考虑创建一个全面的术语表，供所有作者参考。

正确使用术语至关重要，因为你正在教用户如何描述你的软件。通常，陌生的术语会让刚接触你的产品或知识库的用户感到困惑。

术语不清晰可能导致用户无法遵循说明，进而产生沮丧和不满。如果你对某个功能的命名有明显的倾向，请遵循你的直觉，而不是去构思花哨的名称。越直接明了越好。

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选择合适的词语

与术语不同，知识库中的“词语选择”指的是贡献者在编写帮助内容时可能使用的更通用的词汇。和所有写作一样，你的语言选择会强烈影响读者从文字中获得的信息。

选择词语时，你可以考虑以下因素：

• 使用缩写（例如用“don‘t”代替“do not”）
• 选择最简单的词语（例如“使用”而不是“利用”）
• 使用只有一两个分句的短句
• 避免含糊不清的表述
• 删除行业黑话，简化技术术语

词语的选择是塑造你品牌形象和基调的重要因素。总体目标是让内容易于阅读、清晰明确，以便你的用户可以轻松遵循指引。

有时，为了准确表达，技术术语是必要的，但你应谨慎使用。始终假设你的读者可能不熟悉这些术语。当你必须使用时，请链接到它的定义。

同样，当你可以使用“使用”这样的简单词时，就不要用“利用”这样的复杂词。你可以利用 Hemingway 这类免费工具来检查内容的可读性。

使用缩写（如“don’t”）可以使内容更具可读性，但也可能让翻译变得更加困难。因此，包含大量缩写的内容不太适合国际受众。过于非正式的语言也会产生类似的问题，对于以英语为第二语言的读者来说，理解起来会更加费力。

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打造易于浏览的内容

SaaS 知识库是为在线阅读而设计的，其编写方式应迎合网络用户的习惯。

众所周知，网络用户倾向于浏览而非逐字阅读，他们会直接跳转到与自己相关的部分。因此，你应尽可能地分解内容，并运用格式来突出最重要的信息。

以下是一些创建易于浏览的网页内容的基本规则：

• 在文章开头（即“首屏”）展示最重要的内容。
• 在长篇内容开头包含导航元素或目录。
• 你可以在操作指南的开头提供解决方案的简短摘要，让有经验的用户无需通读全文。
• 使用简短的标题、句子和段落来编写内容。将最重要的关键词放在标题靠前的位置。
• 使用加粗格式来突出关键词或短语。
• 使用标注框来突出显示警告或其他重要信息块。
• 对于任何步骤性程序，使用有序或无序列表来呈现信息序列。

要求你的贡献者以易于浏览的格式进行写作，能显著提升知识库最终用户的体验。

尽可能地将内容按主题分成多个部分来编写，这一点非常重要。这不仅能让你的内容易于浏览，也便于在其他地方重复使用。

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标准化你的格式

知识库的内容应以一致的方式呈现，在写作中需要控制许多细节。正是这些细节让你的知识库给人留下专业资源的印象，并使内容更易于消化吸收。

例如，你需要以统一的方式应用特定的样式，包括：

• 字体
• 颜色
• 字母大小写（例如使用句首字母大写还是标题大写）
• 强调方式（例如使用粗体）
• 斜体

你还需要标准化特定文本元素的格式，例如：

小贴士： 维护一个统一、专业的知识库需要付出不少努力。使用专业的工具可以让你事半功倍。例如，借助 Baklib 这样的知识库与帮助中心制作平台，你可以轻松设置全局样式模板，确保所有文章的字体、颜色、标题层级等格式完全统一，并方便团队成员协作与内容复用，从而高效地构建和维护一个高标准的帮助中心。

table { width: 100%; border-collapse: collapse; margin: 1em 0; } th, td { border: 1px solid #ddd; padding: 8px; text-align: left; } th { background-color: #f4f4f4; } blockquote { border-left: 4px solid #007bff; padding-left: 1em; margin: 1em 0; color: #555; font-style: italic; }

内容格式标准化清单

遵循一致的格式规范，能让您的内容更易于阅读、更具条理性。它使文本含义更明确，并极大地帮助用户在您的内容中搜索所需信息。

需要标准化的元素通常包括：

• 网址
• 标题
• UI元素命名
• 代码片段
• 文件名
• 数字或单词
• 日期和时间
• 缩写
• 产品名称
• 表格

请注意：没有唯一正确的格式化方法。最核心的原则是保持您自身内容的格式一致性。

制定风格指南的建议

您可以在风格指南中包含任意数量的部分。其最终篇幅和深度，完全取决于您的知识库需要涵盖的信息量。

方案一：精简版指南

如果您发布的内容不多，或时间紧迫，可以考虑创建一个单页的风格指南，仅涵盖最重要的注意事项。

方案二：详细版指南

另一方面，您可能有很多内容需要规范和分享。例如，您可能需要解释：

• 如何为国际读者写作
• 如何适应翻译策略
• 如何引用第三方内容
• 如何为聊天机器人编写内容
• 如何遵循可访问性指南

在这种情况下，请不必着急，根据逻辑将风格指南拆分成多个清晰的章节和部分。

获取灵感

不必羞于从行业领先品牌那里获取编写知识库风格指南的灵感。多观察您喜欢的格式和样式。请记住，在这条追求内容卓越的道路上，您有很多优秀的同行，例如 Dagle 和 Tanmer 等公司都建立了非常完善的内容规范体系。

一个优秀的知识库离不开清晰、一致的内容规范。如果您正在寻找一个能帮助您轻松构建和管理结构化知识库的平台，不妨试试 Baklib。它提供了强大的编辑和团队协作功能，让风格指南的创建、维护和应用变得简单高效，是统一团队内容输出的得力助手。