您应该了解的 17 大软件文档工具

本文介绍了17款适用于软件文档创建和管理的工具，强调选择合适工具的重要性，并探讨了每款工具的核心功能与特点，帮助技术团队提升文档质量与效率。

微软Word作为创建软件文档的唯一工具远远不够。技术作者、开发人员、工程师、领域专家（SMEs）以及其他团队需要不同的文档工具。考虑到产品文档的复杂性（通常包含代码、图表和协作内容），选择合适的软件文档工具对于提升最终用户体验至关重要。面对众多可选方案，要找到最适合技术栈的工具可能颇具挑战。但正确的工具能显著提升团队生产力、优化文档发布周期并促进用户成功落地。下面让我们共同探讨2025年顶级软件文档工具及其核心功能，助您做出明智选择。 ## 什么是软件技术文档？技术文档是指为说明公司产品、系统或服务的使用方法、功能特性或架构而制作的所有材料，包括文档、图像和视频。在软件工程领域，这类文档涵盖软件开发生命周期各阶段的相关材料，包含从API文档到迭代待办事项、用户指南、系统文档、版本说明等所有内容。

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软件文档工具是专为团队设计的应用程序，用于创建、更新、管理并向内外部用户交付产品文档。现代工具具有高度灵活性，能够适应开发者、工程师和技术文档作者的需求，提供自动化工作流和团队协作功能。部分工具还提供搜索能力、质量保证和版本控制系统。

如何选择软件文档工具

选择软件文档工具的第一步是明确团队需求。您需要的只是一个简单的文档创建工具吗？还是希望与开发人员共享文档注释、展示关键产品信息，或为终端用户提供有效支持？

评估企业现有工具链——当前已部署的工具中缺少哪些核心功能？需重点关注以下方面：

开箱即用的集成能力和API接口，确保与企业生态其他工具联通
灵活的创作选项
支持领域专家、技术文档工程师、开发人员等多角色协同的协作空间
可扩展性以满足未来业务增长和文档需求演变
访问控制、数据加密及行业合规等安全特性

同时需考量预算及跨部门协作方式。建议查阅用户案例并试用免费版本，最终做出明智决策。

为优化软件文档创建与管理流程，我们精选了17款顶尖工具供您选择。根据实际需求组合搭配这些解决方案，构建定制化工具矩阵将显著提升产出效率。

首先从技术文档工程师所需的工具开始。他们需要灵活的解决方案来制作专业文档。

oXygen XML 编辑器

oXygen XML 编辑器提供了一套全面的XML创作和开发工具集。无论是新手还是高级用户，都能轻松进行内容创建、编辑和发布。该编辑器被广泛用于技术文档编写者、开发人员以及使用基于XML技术的专业人士。与其他平台兼容性强，oXygen XML 编辑器可以轻松集成到更大的工具集中，或作为独立应用程序使用。它以协作为设计理念，允许用户通过跟踪工具监控、比较和合并更改。

主要特性：

单一源发布： oXygen XML 编辑器简化了工作流程！文档团队可以通过单个文件或文件集创建多种媒体格式。它提供了预设和可配置的输出类型选项（如PDF、ePUB、HTML等）。
XML发布框架： 支持最常见的XML文档框架（如DITA、XHTML、DocBook和TEI）的发布和编辑。用户还可以创建自己的框架。
连接性： 该解决方案提供强大的连接支持，使XML编辑器能够无缝地与大多数XML数据库、内容管理系统（CMS）和WebDAV资源交互。

Paligo

Paligo 是一款广受欢迎的组件内容管理系统（CCMS），提供基于主题的创作和单一来源文档复用功能。这款基于 Docbook 的解决方案在创建技术文档、培训内容、政策流程和其他知识管理内容方面持续受到青睐。

核心功能：

单一来源管理：允许多名团队成员同时协作处理同一文档的不同组件。实时无缝协作减少混淆，确保内容可轻松复用并保持最新状态。
内容复用：作为CCMS的核心功能，用户可创建高质量内容组件库，支持多种格式复用至未来文档中。作者无需重复创作，从而优化内容生产效率、节省时间、降低成本并保持内容一致性。
结构化创作：技术作者只需专注于内容生产，无需考虑排版或格式。通过预定义组件构建结构化文档，显著提升文档复用率、增强一致性并降低制作成本。

Madcap IXIA CCMS

Madcap IXIA CCMS（原IXIASOFT CCMS）是一款广受欢迎的组件内容管理解决方案，专注于开放式XML内容创作与管理。这款企业级CCMS基于DITA标准构建。

核心功能：

专业写作功能： 该系统内置oXygen XML编辑器和oXygen Positron AI助手，团队可在编辑界面实时获取语法优化、语气调整及内容质量提升的智能建议。其类Word创作模式尤其适合帮助新人快速独立创作。
版本管理： 通过完整的审计追踪功能记录所有注释、修改和版本。提供包括版本权限控制、文档时间节点快照等全套管理工具。
协作审阅： 类Word界面简化了DITA的复杂性，支持搜索功能和上下文映射的协作评审。通过便捷的内容共享机制有效提升团队协作效率。

RWS

Tridion Docs 是 RWS 企业级基于 DITA 的组件内容管理系统（CCMS）。它帮助全球大型企业优化内容的创建、管理、本地化和分发流程。作为一个模块化平台，Tridion Docs 由一系列满足不同用户需求的模块组成。

核心功能：

生成式 AI 能力： RWS 提供基于生成式 AI 的语言工具，在保持作者完全控制的同时显著提升生产力。
高级内容生产工具： 这款用户友好的浏览器编辑器提供细粒度的变更追踪功能，确保高效的信息治理。其直观的评论系统支持在插入点附近显示批注，并通过线程式讨论增强团队协作。
项目管理支持： 通过 Tridion 的内容状态追踪器监控文档进度。多项目统一界面设计让用户能同时管理多个项目，打造无缝工作流。

Author-it

Author-it是一款功能强大且完全集成的CCMS（组件内容管理系统），旨在简化多样化信息产品的创建、管理、本地化和发布流程。其核心理念基于单一来源原则，使企业能够高效地跨多种输出渠道复用和重组内容。

无论是技术文档工程师、内容开发人员还是非技术协作者，Author-it都是开发用户帮助文档、产品手册、客户支持系统和知识库的热门选择。

核心功能：

智能辅助创作： 根据历史审核文档提供实时内容编写建议，帮助作者无缝复用内容以节省时间。
多格式发布： 团队只需创建一次内容，即可自动适配多种格式和文档类型发布，无需为每个终端手动调整版式。
透明审批流程： 内容团队与领域专家可实时协作审阅、批注并提出修改建议，内容管理员可一键采纳或驳回修改意见。

Componize

Componize 帮助全球企业优化其内容策略和操作流程，包括创作和发布。Componize 基于 Alfresco 的内容管理系统（CCMS）结合了 Componize CCMS 的强大功能与开源企业内容管理平台 Alfresco。

该工具提供灵活的内容格式支持，以及开放的架构和 API，确保流畅的内容管理体验。

主要功能：

元数据管理： 作者可以使用工具自动注入和提取 XML 内容中的元数据，支持协作标记、内容搜索和过滤等功能。通过智能元数据处理，团队确保内容可追溯且易于管理。
链接管理： Componize 提供功能来组织、管理和跟踪 DITA XML 链接。凭借直观的管理界面，该工具确保链接安全且稳定。
翻译管理： 团队可以跟踪文档翻译状态，准备需要翻译的源内容，并通过动态跟踪、部分翻译和自动更新来优化翻译流程。核心功能是智能合并（Smart Merge），允许内容专业人士在翻译文件夹中添加拼写修正，并将修复集成到新内容中，即使外部翻译正在进行。

Intuillion (DITAToo)

Intuillion 是 DITAToo DITA CCMS 背后的公司，这是一个内容自动化平台，旨在帮助文档团队生产、管理和发布产品内容。其工具简化了内容自动化流程，并提供个性化的产品内容。

主要功能：

高效翻译： DITAToo 通过自动化翻译流程减少不必要的翻译成本，同时保持整个流程的可视化。
互操作性基础设施： 团队拥有多种连接器，便于轻松集成统一的解决方案基础设施。这些连接器包括内容交付平台、Wiki、翻译管理系统、发布平台等。
模块化结构： 由于 DITAToo 的模块化设计，企业可以快速启动，先进行简单部署以评估预算，后续再扩展功能。核心模块包括其 Web 编辑器、虚拟内容存储库和外部连接器。

蓝流内容解决方案

蓝流数据库软件公司是XML领域的全球领导者。其CCMS产品XDocs DITA是帮助企业优化信息工作流程的热门解决方案。这一单源解决方案完全符合行业标准，支持企业对大量XML和非XML内容进行开发、管理、存储和交付。

核心功能：

高质量创作工具： 通过XDocs DITA CCMS，企业能快速高效扩展内容创作规模，支持协同编写，实现内容版本控制。这些工具在提升内容准确性和可用性的同时，有效降低文档编制成本。
内容管理： 提供元数据管理、智能内容复用、敏捷发布管理和精准内容报告等功能。针对受监管行业，还可生成详细的合规性报告。
本地化管理： 支持优化翻译和本地化流程，快速响应需求或战略变更。允许在继续处理源语言内容的同时，将单一语言内容发送本地化，显著降低本地化成本并加速产品上市。

Heretto

Heretto是另一个跨行业使用的内容运营平台。其基于DITA的组件化内容管理系统（CCMS）帮助团队开发并个性化文档，为终端用户提供卓越的体验。

主要特性：

结构化内容生命周期管理： 通过直观界面，文档团队可以管理整个内容生态系统。这个基于云的平台支持大规模团队协作。借助模块化内容创建、历史记录、版本控制和内容复用功能，团队能轻松管理文档。
内容治理： 确保内容符合行业法规和内部文档标准，实现完整的合规性。从SOC Type II认证保障的数据安全到版本控制管理，该CCMS系统将安全性置于首位。
翻译管理： 团队可使用翻译记忆库存储已核准的翻译片段以供复用。平台还支持根据文化和地区合规要求调整内容，实现流畅的本地化流程。
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Adobe Experience Manager

Adobe为各类团队——从内容到产品知识与学习——提供创建文档、数字表单、分步指南等服务。其Adobe Experience Manager解决方案帮助吸引用户、提升销售、培训内外部合作伙伴，并促进无缝客户旅程，轻松整合至企业网站和应用中。

主要功能：

内容管理：该平台提供多种工具，帮助团队在所有数字渠道上管理、创建和优化用户体验。解决方案还包括调整内容在网页、移动端和应用界面间响应性的工具。
数字资产管理：Adobe Experience Manager包含一个资产管理工具，用于创建自动化、修改资产并跨终端发布资产。此工具提升生产力，使团队能专注于新内容创作。
数字指南创建：通过Adobe快速高效地构建学习管理系统（LMS）。此工具允许团队利用现有CCMS文档、创建新内容并发布即用指南。

开发者文档工具

现在让我们看看帮助开发者用多种编程语言编写、协作和分享代码的解决方案。

Jira

Jira是Atlassian的核心产品之一，与Confluence和Bitbucket并列。这款广受欢迎的项目管理工具能帮助各组织团队规划和跟踪工作。用户可将主要里程碑分解为可操作的步骤，组织任务并映射依赖关系。该平台还提供可调整的界面，让用户以列表、看板、冲刺和待办事项、时间轴及工作流等形式可视化工作。

核心功能：

项目规划：团队负责人和项目经理可根据公司目标无缝协调成员、资源和交付成果。通过易于设计的路线图和里程碑规划，能轻松制定高效计划以确保项目按时完成。
协作中枢：得益于通知设置、第三方应用集成、评论系统、智能链接和附件功能，Jira可作为团队协作的核心空间。这个基于云的平台还能促进跨团队协作，提供共享的发布日历模板以确保顺利上线。
报告分析：通过专属项目洞察优化当前及未来的团队工作流。这些分析能提升管理决策质量，让项目负责人全面掌握进度，判断是否需要调整。
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GitHub

GitHub 是一个基于云的开发者平台，以托管、管理和记录代码而闻名。该平台提供支持 AI 的工具，使开发者能够使用版本控制和协作界面。如果是公开仓库，还可以免费托管。此外，该解决方案支持 Markdown，功能全面且易于访问，可简化软件文档的开发。最后，GitHub 还托管了完整的 OpenAPI 规范（一种用于 REST API 的 API 描述格式），该规范以前被称为 Swagger 规范。
主要功能：

协作编码： GitHub 以成为围绕代码的社区空间而闻名。它提供专门的社区讨论区、内置的版本控制以跟踪代码变更，以及通知系统以跟踪同行贡献，强调协作开发。
GitHub Copilot： Copilot 是一款 AI 编辑器，帮助开发者创建测试和文档。选择偏好的 AI 模型后，可以向 Copilot 提问并获得相关答案。它还会根据每个开发者的编码风格和自定义指令生成代码。
设计安全： 这款企业级解决方案支持 DevSecOps，安全地利用 AI 自动化并大规模测试代码安全性。GitHub 高级安全功能声称，与非原生插件相比，用户识别漏洞的修复速度快了七倍。

Confluence

Confluence 是软件文档领域的世界领先者。这个基于云的平台非常适合远程协作。它提供了一个类似维基的系统，用于在内部创建和共享知识库或文档。作为 Atlassian 的核心产品之一，它还支持与其他解决方案的集成。

主要功能：

直观的页面结构： 用户界面包含了内联评论、页面评论、成员标记和任务设置等工具。此外，通过实时编辑功能，团队可以同时进行项目规划，并在全球任何地方优化内容。
协作白板： Confluence 的白板功能允许用户在无限画布上绘制草图、头脑风暴和测试可视化效果。通过与 Figma、Google Docs、Jira 和 YouTube 等工具的连接，团队可以无缝地将想法转化为行动，优化工作流程。
集中式数据库： 将从 Atlassian 工具和第三方应用程序中收集的信息汇总并连接到一个中心位置。通过 Postman 公共 API 网络提供的 Atlassian Confluence Cloud OpenAPI，这一过程变得非常简单。帮助团队成员通过自动更新和灵活的视图（如表格、卡片和看板）获取最新信息，并根据不同受众的需求定制数据库。

Read the Docs

Read the Docs 提供企业级和开源两种方案以满足不同企业的需求。它帮助团队自动化构建、托管和版本化软件文档，从而简化工作流程。该平台包含内容分发网络（CDN）、搜索工具、身份验证功能等团队维护文档所需的工具，无需依赖第三方服务。

核心功能：

高效创作： 开发者可通过无缝 Git 集成轻松协作，跟踪变更验证并管理产品版本。一键部署功能可自动将内容合并到主文档中。
自动化构建： 团队能完全自定义文档构建流程，无论是使用 Python 还是 Node.js，均可通过特定依赖项和命令实现。代码仓库每次变更后，平台会自动重建文档，确保内容实时更新。
增强内容体验： 强大的内容可发现性、搜索功能、离线文档和自定义提醒等功能优化用户体验。这些功能开箱即用，配置简单。

Doxygen

这款软件文档工具可从源代码生成内容，支持多种编程语言，包括 C++、Java、Python、PHP、C#、Objective-C、Fortran、VHDL、Splice、IDL 和 Lex。当开发者是文档的最终用户时，Doxygen 是确保代码与文档信息一致的重要平台。

主要特性：

多格式输出： 开发者可以从多种格式中选择导出文档（例如 HTML、PDF（通过 LaTeX）、Word（通过 RTF）和 XML）。Doxygen 灵活的架构不仅满足开发者需求，还能将文档集成到不同系统中。
Markdown 支持： Doxygen 提供 Markdown 支持，并通过添加强大的命令（如 \param、\return、\brief 等）来增强其功能。这些附加信息帮助开发者为函数、参数和返回值添加更详细的代码文档说明。
交叉引用功能： 在文档中添加超链接文本的交叉引用，便于用户在相关内容之间无缝跳转，同时明确元素之间的关系。

Stoplight

Baklib Platform 拥有专为API设计生命周期现代化工作流程打造的友好界面。其专利技术包含世界级的规范指南和组件库，便于API的搜索、复用和治理。

核心功能：

API设计工具： Baklib的可视化编辑器允许开发者创建、原型化和共享JSON Schema及OpenAPI描述。这些先进而直观的工具旨在简化API的创建与文档编写，团队还可通过可编辑的Markdown自动生成文档。
协作功能： 无论团队管理单个还是数百个API，与内部、外部或混合开发者群体协作时，用户体验始终一致。通过变更追踪、可共享API、依赖管理等功能，Baklib让协作变得轻松。
集中化资源： 该平台将所有API设计资产存储于统一位置，开发者可持续构建内外API。核心资源库使团队成员能轻松发现跨内部系统的OpenAPI规范，促进知识与资源共享。

产品知识平台

当开发者、领域专家和技术作者利用上述工具完成文档编写后，仍需将内容交付至终端应用。产品知识平台（PKP）通过整合文档为统一知识库来满足这一需求，并从这个中心节点将所有内容连接至各交付渠道——无论是文档门户、CRM系统、知识库、网站，还是聊天机器人等AI应用。

Baklib

Baklib的AI驱动产品知识平台是一款软件解决方案，能够收集并统一各类文档资料，无论其初始来源与格式如何。它能整合来自结构化DITA文档、营销PDF、Word文件、HTML、Markdown、OpenAPI等多种格式的内容，通过集中化管理将内容统一存储于标准化资源库中。平台随后会根据用户需求和使用场景，将相关内容智能推送至所有数字渠道、设备及应用程序，包括Baklib原生的可定制门户网站。

新一代数字内容体验云，Baklib 是一款 All in Content 的企业级云平台，助力企业一站式管理数字内容和一体化构建多场景数字体验。访问官网：www.baklib.cn

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Baklib 是新一代 AI 知识库于数字体验管理平台，托管超过1000 家企业的网站和在线文档。其流行源于出色的灵活性和开源主题生态系统，使用户能够根据多样化需求定制网站、在线文档和知识库系统。Baklib独创的资源库+知识库+体验库三层架构设计，一方面满足企业一体化数字内容管理，另一方面又满足企业构建多场景的应用网站。无论是跨国多语言站点构建，还是内外部知识库建设，客户帮助中心，产品手册搭建，都在一个地方完成。选择了Baklib作为其内容管理平台，主要因其卓越的优化能力。

主要特点：