敏捷工作流程构建指南

本文介绍了如何构建敏捷工作流程，强调其对团队效率和项目管理的重要性，提供了构建流程的具体步骤和建议。

#敏捷工作流指南

如果你希望团队表现更上一层楼并交付卓越成果，一个敏捷工作流能为你提供必要的工具以实现目标。构建敏捷工作流有助于你理解复杂的项目，并记录工作流程从而优化改进它们。

什么是敏捷工作流？

敏捷工作流本质上是用于指导敏捷团队重复执行过程的视觉表示。他们通过分步骤向用户展示如何完成任务，并提供有关执行每项任务的人员信息。工作流程是由Frederick Taylor和Henry Gantt为制造业团队创造的，用于管理制造流程，但如今它们被广泛应用于各个行业。

以下是使用敏捷工作流对你团队的好处以及构建一个适合你团队的工作流程指南。

构建敏捷工作流的原因

首先，敏捷工作流能为你团队提供一致性并确保项目在你部门内更高效。它们使过程更容易和更有效率，并帮助团队生成一致且可预期的结果。

其次，记录下来的工作流程能让你对整个过程进行测量，从而发现瓶颈或延误问题。识别瓶颈并优化工作流程是敏捷方法论尤其是Kanban中的一个核心要素（Kanban是一种文档化工作流程的方法）。通过Kanban板你可以将工作流程记录下来，以便追踪进度并改进。

如果你的团队经常遗漏截止日期或完成某项任务后发现最终产品存在错误或不完整，回顾一个已记录的工作流程可以帮助你发现具体问题所在。创建工作流程本身就是一个优化的机会，可以让你更好地发现可以改进的地方。

最后，记录下来的工作流程能帮助你更容易地培训新团队成员并为其他部门合作提供便利。对于那些不熟悉你团队过程的人员来说，经过精心设计和考虑文档化的工作流程比简单的口头说明更有用。

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构建一个敏捷工作流的步骤

构建敏捷工作流需要投入一定时间和精力，但投入是值得的。每次构建工作流程时，它会根据你团队对这个过程的熟悉程度有所不同。然而，以下步骤将引导你如何构建出适合你团队的工作流程。

1. 确定你需要记录的过程

如果你的团队经常重复执行某个任务，那么这个过程很可能是值得记录下来的。尤其是那些复杂或需要多人参与、结果对外可见或过去曾给团队造成困难的过程。但是，为了避免将所有可能的操作步骤都记录下来，你需要找到一个平衡点。

没有统一的规定来决定哪些过程需要被记录，因此，请检查你团队正在使用的流程，与他们讨论并根据你的团队绩效评估来决定哪些过程适合被记录为工作流程。

2. 确定工作流程的范围

敏捷工作流的一个好处是它能像项目范围一样运行，并帮助你们避免不必要的添加。非正式化流程很容易沿途中添加新任务，因为没有指导或限制。

任何参与敏捷工作流程的人都应该对工作流程的范围进行评估（见项目范围管理的知识领域中的工作流程范围）。如果你还没有对这个流程进行记录，那么很有可能团队中的人们使用不同的策略和方法并得到不同效果的结果。因此，你应该选择最佳策略和结果并删除那些不必要或缓慢推进进度的任务。

花些时间与你的团队讨论应该包括在你定义的工作流程中哪些内容以及最终结果的规模有多大，并与他们讨论如何实现这些目标。

3. 确定工作流程的步骤

从现在开始，列出你知道的该工作流程的步骤。然后邀请你的团队共同参与（如果可能的话），详细说明这些步骤。

在讨论每个步骤时，问问 assemble your team together to lay out these steps in more detail.

As you discuss each step, ask your assembled team this question: will each step in this workflow help your team achieve its goal? Step four on this list of agile workflow tips explains why everyone’s input is so important. You should also think about ways to improve the agile workflow. That is one reason everyone's input is so important: some people may have found ways to streamline or automate parts of the workflow that can help the entire team.

Lastly, look for steps in the process that might add extra time or expense, such as outsourcing work or waiting on approval from someone outside your team. Extra time and expense adds complications to your workflow, so eliminate them whenever possible.

4. 估计每一步所需的时间

一旦你的团队同意了工作流程的步骤，就为每个步骤估计完成所需的时间并用故事点进行记录。不要把这段时间当成时间限制——相反，把它当作给新成员或外部团队成员提供背景资料的工具。即使粗略估算，也能为你提供上下文信息。

如果你的团队已经习惯于这个流程，那么这项工作很简单。如果这是一个新的流程对你的团队来说，没有关系，现在就跳过这项步骤，稍后再回来处理它。

5. 将工作流程步骤转化为视觉工作流

当你构建一个敏捷工作流时，你会使用形状和颜色来表示流程中的各个步骤，并指定执行这些步骤的人员。如果你的组织还没有制定有关创建敏捷工作流程的标准，那么在使用时你有一定的自由度，但有些标准形状是必须遵守的。

每个形状代表不同的步骤。一个拉长的圆圈代表流程的开始或结束，一个菱形代表需要做出决定的步骤，而一个矩形代表流程中的一个过程。这些形状通过箭头连接起来，以定义它们之间的关系。

添加颜色会帮助你更详细地描述这个流程的同时保持流程简洁明了。

例如，你可以用不同的颜色来表示你的团队中的每一位成员，这样任何人在查看工作流程时都能清楚了解他们需要联系的人员。你还可以用颜色突出显示那些可选步骤或需要特别注意的步骤。

请记住，工作流程不一定要走直线。包含审核和批准的工作流程会根据任务是否通过审核或需要重写而有不同的路线。具有各种可能结果的过程会有不同的分支来展示每种可能性。

在创建一个敏捷工作流时，你可以购买专门用于构建工作流程的软件程序。这些程序非常有用，如果你每天都要创建工作流程，或者所建的工作流程特别复杂的话。

此外，你还可以使用Word和Excel等程序，利用在线教程和模板来开始你的工作。根据你独特团队和流程的特点，选择最适合的工具。

6. 修改并精炼工作流程

流程会经常发生改变，并且是正常的。敏捷工作流能为你提供一个清晰的过程可视化，从而提供机会去考虑更有效的方法。这就是定义工作流程的好处。

当你实施已经定义好的敏捷工作流时，你会发现瓶颈或需要改进的地方。你也应该征求团队的反馈意见。设定 aside a regular time to review your workflows with your team and suggest changes. Embrace the process of creating and revising agile workflows and work toward being a more efficient team.

图表：如何掌握你的营销工作流程

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