项目范围管理：关键流程

在快速发展的现代职场中，工作几乎全部是数字化和远程完成的，沟通跨越多个渠道。在这一切混乱之中，确保一个有效的项目范围管理计划至关重要。

但什么是项目范围管理？以及为什么它对于多样化的团队和项目来说如此重要？

什么是项目范围管理？

项目范围的定义是项目所包含的所有工作的一个过程，包括：

* 目标
* 任务
* 输出
* 截止日期
* 预算

它是项目计划过程中的一个关键部分，并且可以明确地确定团队需要完成的工作，以便交付产品、服务或成果。它包括了所有需要纳入的项目内容，并且定义了项目的成功标准。

如果你没有一套完整的项目范围管理计划，那么你的团队可能会做不必要的工作来完成当前项目，甚至浪费时间思考下一步该做什么。

项目范围管理的重要性

项目范围管理，都可能影响项目的进程。

例如，许多团队可能会从一个明确的计划开始，但有影响力的客户、同事和管理者可能会对项目的成功有不同的看法。此外，业务优先级可以在项目进行过程中发生改变，从而偏离原始目标。

一套有效的项目范围管理流程可以帮你：

* 确保项目按时、按预算、按规格完成。
* 避免范围creep，即项目的成果超出事先确定的参数范围。
* 在项目开始前确定所需内容。
* 识别项目可能需要更改的内容。

项目范围管理的关键步骤

为了帮助你的团队更有效地完成符合预期的工作，这里有一个关键项目范围管理流程的分步指南：

1. 制定项目的范围

当你开始项目规划时，你应该从客户获取所有相关输入。这是一个范围管理的关键阶段，因为在这个阶段，你将决定如何定义、管理和验证你的项目范围。

项目范围管理计划包括以下信息：

* 处理意外情况：你可以概述如何处理ad-hoc项目，包括资源分配和时间线调整的流程。
* 接受交付物：描述团队如何接收并处理已定计划的交付物，包括谁负责处理这些任务。
* 其他关键元素：概述如何确定其他关键元素（例如工作分解结构和范围陈述）。

2. 管理需求管理

这个流程将帮助你清楚了解客户的期望，并且确保他们的需求得到满足。你需要明确在项目进行过程中需要发送的更新频率：

* 客户需要定期与你的团队沟通，例如：每周一次的汇报、交付物状态更新等。
* 你需要确定客户需要了解哪些交付物的状态。

这部分信息可以通过焦点小组讨论、访谈或调查来获取，还可以通过原型创建。使用需求管理流程可以帮助你在项目过程中避免令人沮丧的障碍，并更好地理解范围、需求和期望之间的区别。

3. 定义项目范围

在确认了你的项目范围之后，你就可以制定一个明确的项目范围陈述。它将成为项目范围管理过程中的指南，并且成为项目范围管理的基础。

团队成员可以引用这个范围陈述进行参考，并在需要时提醒大家什么是项目的内部和外部内容。此外，当有人被指派负责项目外的部分工作时，也可以通过这个范围陈述快速澄清。

通常包括：

* 原因：为什么一个特定的项目会发生？
* 目标：你希望实现什么样的成果？
* 交付物：一个详细的任务分解表。
* 预期成果：项目完成后的改变是什么？记得从最初的正当性出发，并用数据和预测进行支持。

4. 创建工作分解结构(WBS)

基于项目的范围陈述和之前收集的需求，你可以建立一个工作分解结构（WBS），即将整个项目分成更小、更具体的任务。

明确的交付物定义可以为项目经理和团队提供更多的可管理性。有了一个记录化的操作系统，创建WBS会更加简单。

例如，在Workfront的企业工作管理系统中，你可以轻松地标准化和自动化表单、任务和工作流程。你的团队可以更快更高效地完成任务，只需关注正确的交付物。

5. 验证项目范围

这个过程主要是验证项目的交付物是否符合需要批准的标准，包括：

* 客户
* 职业伙伴
* 管理者

你需要明确项目交付物如何被接受或提交给相关人员。在项目结束后，你可以接受完成的交付物、变更请求和文档更新。

有了一个预先设置的操作系统记录，可以在项目开始时就设定好范围验证流程，这样每次交付物都会自动提交给需要审批的相关人员。

你可以避免长时间的 emails 通知和不必要的会议，并且让所有相关人士在同一个地方查看项目任务状态。客户可以轻松看到项目的完成情况，并被及时地通知到任何未完成的任务。

6. 范围控制

监控与控制是项目管理过程中非常重要的一个环节，从项目启动到结束都需要进行监控。只有这样才能确保项目按照计划执行。

如果项目进展异常或者客户要求更改某些内容，就有可能导致范围漂移，因此你必须定期检查项目执行报告与项目需求的差距。

使用Workfront企业工作管理平台，你可以快速发现任何问题，并进行调整，从而将项目带回正确的轨道上。

项目范围管理的实用技巧

* 在撰写范围陈述时，请确保用词清晰。在正式版本确定后再次仔细检查是否有歧义。
* 在可能的情况下，邀请尽可能多的团队成员参与讨论阶段。这样可以确保每个人都知道项目的要求。
* 一旦项目开始实施，就不再进行范围变更。这可能会导致范围漂移，影响项目进度。

实施项目范围管理流程

实现这些项目范围管理流程需要投入大量时间和精力，但从长远来看，它们将节省你的时间、金钱和精力。

一个良好的范围管理计划需要所有相关方的协作。这意味着每个人都知道他们应该完成的任务，并且可以专注于正确的交付物上。

Workfront企业工作管理平台提供了一个 tour，帮助你更好地理解如何简化规划范围的过程。

常见问题解答

什么是项目范围管理？

在项目管理中，范围指的是项目的成果、目标和交付物。明确的范围定义有助于确保项目成功，并避免不必要的变更。

谁来定义项目范围？

通常由项目经理负责制定项目范围，但客户的需求和意见也是重要影响因素。

“in scope”是什么意思？

如果一个事物是在“in scope”，它就是项目范围内的内容；反之，则不在项目的范围内。