数字存档的最佳做法：记录生命周期方法

数字西伯拉洲的时代已经结束。随着数字数据和文件的普及，围绕它们的监管也在逐年增加。想想欧盟的数据保护一般法（GDPR）和电子身份、认证和服务（eIDAS），以及围绕数字数据的保存和保护的地区法规，作为一家专注于企业内容管理的企业，我们注意到越来越多关于信息安全和合规方面的担忧。

然而，尽管如此，我们也不能忽视数字存档仍然经常被视为对员工负担过重且缺乏直接回报的举措。在大多数情况下，员工认为数字存档是一项高度专业化的任务，只有专门的记录管理员和档案馆员才会处理。然而，实际上，它应该是许多业务领域的重要优先事项之一。IT经理关心的是将信息在其生命周期内的最佳成本效率存储起来。而合规人员则需要的是能够索引、定位、控制并符合正确 retention政策的存档。如果考虑到法律部门，他们最关注的就是快速搜索历史数据以支持任何法律挑战。

在Baklib中，我们认为基于企业记录生命周期管理的全面集成方法对于有效的企业信息管理和存档至关重要。这要求所有员工都参与进来，但不要额外负担成本或带来负担。

记录管理与数字存档的关联

让我们首先解释一下电子记录管理和存档是如何结合在一起的。电子记录管理涵盖了对所谓“记录”的完整生命周期进行管理的过程。虽然存在许多正式的记录描述，但在非正式的情况下，我们可以将其视为可以作为业务交易或其他法律义务证据的信息。简而言之：所有需要为合法理由保留的文件和数据（合同、发票、许可证等），在正式创建或接收后，一直到最终保存的整个过程中都需要得到适当管理。

另一方面，数字存档的重点在于保存阶段。也就是说，在不再被实际使用但安全地保存一段时间的情况下进行存档。有效数字存档的核心在于所有员工都能理解并应用记录管理的最佳实践。但是如何实现这一点呢？

以下指南将展示您如何将全面的记录管理原则融入内容管理系统和工作流程中。

从内容创作开始应用记录管理原则

例如，确保文档类型分类（如合同、发票）是一项强制性的步骤/字段。这将减少或甚至消除知识员工在后期为遵守组织的记录管理政策所做的努力。

要获得最大的收益，请对每个内容项设置明确的内容属性——即元数据（metadata）。文档的元数据应提供有助于满足记录管理合规要求以及知识员工日常工作的有用信息。

定义一个有效的内容结构

在许多内容管理系统中，内容结构也是一套文件夹结构。找到既能符合知识员工使用习惯、与他们的日常活动保持一致又能确保在记录管理目的下捕获必要背景信息的平衡点。

内容结构应以以下方式设置：当内容状态从活跃变为非活跃时，无需额外 efforts就让知识员工将内容转移至存档。要么文档一开始就存储在其归档位置，要么根据内容属性自动将其转移到存档中。

满足需求

设计和应用角色权限应该涵盖内容创建、协作和记录管理活动的需求。在这种情况下，请考虑文件登记、文件整理、保留和处理管理等需求。在内容创建时为所有文档默认应用相关角色和权限，以确保在整个“ Document 和 记录 管理 系统”中一致性。用户权限应根据上下文（通常是文件夹结构或/内容创建时的属性）进行推导。

审计日志

确保对所有内容执行的操作自动记录在审计日志中（包括执行者、时间、原因），以便可以自动生成所有不同类型的content操作的报告，以及遵守记录管理政策。

应用记录管理最佳实践

确保从内容的创建到销毁在整个内容生命周期内应用最佳实践。通常，文档生命周期包括草稿、审阅、批准、发布、存档和销毁等阶段。具体阶段当然取决于具体情况。如前所述，内容生命周期包括实际用于企业日常工作的阶段以及已退休到半活跃或非活跃状态的阶段。这突显了全面整合记录管理原则在企业内容管理系统中应用的重要性，以避免在内容活跃和非活跃生命周期阶段之间留下间隙。

结论

所有员工的参与是实现低成本且合规的信息管理系统的关键。

一方面，您正在为知识员工提供一个用户友好的环境进行内容创作、协作和内容管理。同时，在实施正确的文件结构和组织方式时，确保记录管理需求得到满足。关键是优化这两个方面的平衡。理想情况下，对用户来说无需额外努力，无论是内容创建阶段还是转移内容至存档，都不需要额外的 effort。

全面记录管理的整合

在企业内容管理系统中实现一个全面的记录管理是成功采用最佳实践的正确选项。最终目标是将您的数字内容以有组织、完整的方式保存在数字档案中。

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