项目成本管理的 4 个流程

在项目管理过程中，成功完成项目意味着按照既定的项目目标、预算和计划表实现。如果采用项目成本管理流程，可以在有效控制项目的成本的同时保持质量并按时完成任务。

目录

* 什么是项目成本管理
* 为什么是成本管理重要
* 实施成本管理的好处
* 项目成本管理的挑战
* 项目成本管理工具
* 常见问题

什么是项目成本管理

成本管理是项目管理过程中的一个重要组成部分，涉及预算的规划、估算和控制。成本管理流程旨在帮助项目团队在项目的生命周期内更好地规划和控制预算。

成本管理作为一个复杂的管理知识领域（参考Workfront），可以分解为四个具体流程：

1. 资源计划

资源管理是在项目生命周期的各个阶段对所需资源进行规划、分配和调度的过程，资源计划则特别关注与成本相关的资源。

由于这个过程的复杂性，采用工作分解结构(WBS)可以帮助简化和提供清晰度。

通过使用资源管理软件是一个强大的工具，可以帮助优化资源配置。

2. 成本估算

成本估算的过程是估计所有计划活动中所需资源的成本。这是成本管理流程中非常重要的一个部分。

成本估算是根据既定预算对项目活动进行成本预测的重要过程。由于项目的范围会发生变化，成本估算并不是一个一次性完成的过程。

有效的成本管理需要项目经理时刻关注预算的变动情况，并在项目生命周期内及时调整和优化预算。使用以下几种技巧可以更准确地估算项目的成本：

* 类比估算 – 在项目成本管理中，过去项目的成本信息对当前项目的成本估算有重要参考价值。类比估算是采用类似的新项目作为参考点来推算新项目的成本。
* 参数化建模 – 基于回归分析或学习曲线模型的数学公式可以为成本估算提供依据。
* 底层分解估算 – 以已知的数量为基础进行估算，例如工作内容的数量、工作或任务的成本及时间和持续时间。

3. 成本预算

成本估算完成后需要进行成本预算。这时候需要计算基础成本以及项目所需资源的额外要求（参考Workfront）。

一个良好的项目预算能够帮助决策者在预算和资源约束条件下做出关键决策。

这些预算应包括从直接劳动成本到材料成本、制造成本、设备成本、行政成本以及软件成本等。为了设置项目预算，可以采用以下技巧：

* 成本汇总 – 将各个活动的成本按项目分解包进行汇总，再应用至成本基准线上。
* 保留储备分析 – 通过这种方法，在成本管理流程中创建一个预算中的缓冲区或储备金。缓冲区的大小应与其可能面临的风险相匹配。缓冲区是预算的一部分，但不包括成本基准线中。
* 历史数据 – 使用类似项目的成本信息来进行估算（类似于类比估算）。
* 资金限制核对 – 通过这种方法，确保项目预算在资金分配限制内。

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4. 成本控制

优秀的项目经理应该时刻关注成本和潜在的范围扩大（range creep）。这包括对成本变化异常的情况进行警惕，并及时与利益相关者沟通，确保成本预算的透明性。

成本控制还包括对超出预算预期的成本差异进行分析。为了更有效地进行成本控制，请考虑以下工具和技术：

* earned value management – 这是一种使用一组公式来衡量项目进度的方法。它结合了计划、范围和成本，能够在计划值和实际值之间测量项目的成功程度。它的优势在于可以同时衡量其他因素与成本。
* 预测分析 – 通过这种方法，利用当前财务状况对未来成本进行预测。这可以通过预算成本、总估计成本、成本承诺、到目前为止的成本以及超支或节约的情况来进行。
* 到完成的绩效指数（TCPI） – 这是一个用于管理成本控制的工具。它表示未来工作所需的项目效率水平。当项目运行在预算以上时，TCPI数值高于1.0是有意义的。
* 成本差异分析 – 通过这种方法，可以对预算与最终成本进行比较。
* 绩效审查 – 这是项目管理中用于检查项目健康状况的方法。绩效审查包括对项目成本、进度、范围、质量和团队士气进行全面分析。

学习如何估算费用、制定预算并控制成本，会使你成为一个更优秀的项目经理和管理者。有效的成本管理将帮助你在项目中按时按预算完成工作，这是任何成功的项目经理都必须追求的目标。

为什么成本管理重要

在项目管理过程中，成本管理流程是一个非常重要的工具，它有助于保持项目财务的稳健性，并减少项目无法承受亏损的可能性。当你明确健康的财务状况时，就能在项目进行中做出及时合理的决策。

问问自己：

* 项目的哪些方面需要进行缩减？
* 有哪些低优先级的部分可以降低投资？

对这些问题的提前解答，能够帮助项目经理及时调整项目计划并最大限度地保留投资回报率（ROI）。

成本管理的重要性从项目生命周期的开端就已经显现了。这是因为成本和预算不仅影响着项目的决策（包括招聘多少人、使用哪些材料），还关系到项目的成功与否。

如果项目超出预算，则可能无法完成，对项目经理的职业声誉造成威胁。最糟糕的情况是，错误的成本管理会导致组织无法持续发展。

好的成本管理流程能让你生成数据并分享给利益相关者，当他们借助直观的软件进行分析时，更容易对未来项目计划提供反馈和建议。

成本管理的好处

实施成本管理流程能够帮助你制定项目计划、做出明智决策以及衡量项目的成功与否。你可以跟踪多种类型的项目成本，包括：

* 直接成本 – 包括用于软件费用等 mission-critical 费用。
* 间接成本 – 在日常运营中产生的各种费用。
* 固定成本 – 无法改变的一次性支出。
* 变动成本 – 如果项目延期或延长，成本会增加。人力成本是一个典型的例子。
* 沉没成本 – 已经支出的费用。

理解这些成本类型能够帮助你找到节省的方法。

成本管理的挑战

当项目计划发生变化时，相关的成本数字也会随之变化。丢失项目的范围将很容易导致成本管理失控，进而影响整个项目。

准确的成本管理还需要预算和成本的有效整合。这要求项目经理与团队成员保持良好的沟通，并定期向财务分析师汇报进展。如果项目原计划中的任务超出时间限制，项目经理必须立即调整并反馈到成本预算中。

最后，报告的及时性和准确性直接影响着项目的成功与否。应该定期检查数据以避免意外情况的发生，确保所有的成本报告都是准确无误的。

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常见问题

如何管理项目成本？

要有效地管理项目成本，必须制定并执行一个全面的成本管理计划。这包括资源计划、成本估算、成本预算和成本控制。

三种主要的费用估算方法是什么？

成本估算的主要方法有：

* 专家判断法
* 参数化估算法
* 类比估算法

项目成本如何汇总？

项目成本汇总是指将项目中各个项目分解包的成本加总，然后与成本基准线进行比较。这样可以得到项目的最低成本预算，并为后续的资源分配提供依据。

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