2025 年最佳软件文档工具：终极指南

为什么免费的软件文档工具如此受欢迎？它们有助于降低学习新项目或复杂项目的门槛，确保多团队输入内容的一致性，并在预算内维护最新的支持材料。 有效的软件文档不仅仅是一个有用的指南——它还是一个确保项目顺利运行并使新老团队成员都能理解的重要组件。 在过去的五年里，我使用过多种文档工具，并注意到它们如何简化了文档编写流程。在这篇博客中，我将分享2025年20款最佳的付费和免费软件文档工具。首先，我会简要介绍一下我心目中的前三名。

在深入了解这些工具之前，让我们先来看一些基础知识。

什么是软件文档工具？

软件文档工具是专门用于创建、管理、存储和集中软件项目文档的应用程序。

这些工具确保软件开发的所有方面（如设置、安装、代码变更、API 和软件功能）都能得到充分的文档记录。这些文档对于维护和升级软件的开发人员以及需要了解如何使用产品的最终用户来说至关重要。

软件文档工具的主要功能包括创建用户手册、开发者指南、API 文档和内联代码注释。它们有助于保持文档的一致性，方便获取所需信息，并支持团队成员之间的协作。

优秀的文档工具可以无缝集成其他软件开发工具，如 IDE（集成开发环境）和版本控制系统，以简化工作流程并提高生产力。

2025 年 20 款最佳付费 + 免费软件文档工具

以下列表包含了最佳免费和付费软件文档工具，它们直观且功能全面，能够满足各类文档需求。

虽然我独立使用过其中的部分工具，但其余工具是由同事和行业专家推荐的。

1. Baklib – 最适合创建软件文档、手册、帮助站点和私有知识库

Baklib 是一款免费的软件文档工具，配备了先进的 AI 驱动的所见即所得编辑器。过去两年，我们一直在使用它来简化文档创建流程。它让我们能够准确预览发布后的内容效果，无需理解复杂的编码或标记语言。

其多种可定制的软件文档模板非常实用，可以帮助企业统一文档格式，确保所有内容的一致性和清晰度。它还允许多个团队成员通过内部评论同时协作编辑同一文档，支持实时更新和修改。

您会喜欢的功能：

• AI 文本编辑器中内置提示和写作建议

• 可将页面设为公开或私有（仅限客户访问），嵌入到应用/网站中，或与客服/工单系统集成

• 高效的版本控制功能，保留所有修订历史，支持团队回滚至旧版本并追踪变更记录

• 文档可按分类/子分类组织，支持关键词标签标记和索引，便于导航

• 强大的分析工具，提供文档使用情况的数据洞察

• 通过CSS自定义知识库的版式、格式和展示样式

可能的不足：

• 不提供可下载或本地部署版本

• 暂无深色界面模式

案例演示：

当我们的公司官网、产品手册、帮助中心都托管在Baklib上以后，我们可以轻松管理数百页的网站内容并快速进行更新。

www.baklib.cn

2. Nuclino – 最佳实时协作平台，一站式整合知识、文档与项目

Nuclino 的实时协作功能允许多用户同时编辑同一文档，确保团队信息同步。其直观界面支持通过页面、文件夹和子文件夹高效组织内容，使文档结构清晰且易于浏览。

该平台与 Slack、Google Drive 和 GitHub 等工具的无缝集成令人印象深刻，用户可直接在常用工具中访问和协作处理文档，轻松融入现有工作流。

核心优势：

• 提供版本控制功能，便于追踪修改记录并回退至历史版本

• 图形视图可直观展示文档结构与关联关系

• 支持 Markdown 语法，灵活定义文档样式

潜在不足：

• 缺乏离线模式，网络不稳定时影响文档访问

• 界面和工作区的自定义选项较为有限

定价：

提供免费版，付费版起价为 5美元/用户/月。

3. Whatfix – 最佳交互式内容创作工具

Whatfix最吸引我的功能是能直接嵌入软件应用，创建操作指引、教程等交互式内容。用户无需离开当前应用界面即可获取所需信息，这种情景化学习体验非常高效。

该平台还提供数据分析与追踪功能，帮助团队洞悉文档使用情况并优化内容。其定制化交互指南功能让技术文档更具互动性和用户友好性。

核心优势：

• 内置数据分析看板，精准追踪文档使用效果并定位优化点

• 支持多语言指南创建，满足全球化团队需求

• 应用内实时帮助功能可减少40%以上客服工单量

潜在不足：

• 与部分第三方系统的集成存在兼容性问题

• 移动端功能相较桌面版存在体验断层

定价方案：

免费版支持50个内容单元，付费版起售价5美元/用户/月。

当我们的公司官网、产品手册、帮助中心都托管在Baklib上以后，我们可以轻松管理数百页的网站内容并快速进行更新。

www.baklib.cn

4. Doxygen – 最佳源代码自动化文档生成工具

我将Doxygen列入此列表是因为它能够从代码生成文档。它支持多种编程语言，并提供与GitHub和Bitbucket等工具的集成。它还内置了文档编辑器，使编辑和格式化文档变得简单。

它对多种编程语言的广泛支持使其成为适用于各种软件项目文档的多功能工具。

您会喜欢的特点：

• 兼容C++、C、Java、Objective-C、Python等语言

• 能从带注释的代码生成类图和协作图，直观展示关系

• 与版本控制系统无缝集成，保持文档与代码版本的一致性

可能的不足：

• 主要面向技术用户设计，可能对非技术人员造成使用障碍

• 缺乏实时协作功能

定价：

Doxygen是一个免费的开源平台。

5. Notion – 最适合创建团队共享非正式知识的内部Wiki

Notion 允许用户创建一个集中化的中心，所有类型的内部Wiki——从文档、指南到项目计划和数据库——都可以轻松访问，从而简化工作流程并提升协作效率。用户可以在页面中嵌入多种媒体类型，如文本、图片、视频、代码片段等。

我喜欢它丰富的模板和自定义选项，这使得创建适合特定工作流程或过程的文档变得非常简单。

您会喜欢的：

• 提供内置的任务管理系统，可帮助团队跟踪和管理文档项目的进度

• 允许在不同数据库和文档之间建立链接，以构建复杂的信息架构

• 支持多种视图（如看板、日历和列表视图），满足个性化组织需求。

您可能不喜欢的：

• 随着数据库的增长，可能会出现性能下降和延迟

• 我发现页面的层级结构有些令人困惑。

定价：

提供免费计划。付费计划起价为8美元/用户/月。

6. Document360 – 最佳在线文档创建工具

Document360支持多语言在线文档创建，并提供与GitHub、Slack等工具的集成。该平台还内置了内容管理系统（CMS），使文档的组织和管理变得简单高效。

我特别欣赏它的版本控制功能，可以轻松追踪变更并回滚到历史版本。这对于需要维护多版本文档的团队或需要追踪长期内容变更的用户尤为实用。

您会喜欢的亮点：

• 智能搜索功能帮助用户快速定位所需信息

• 内置CMS系统简化文档管理流程，支持对特定文档或章节进行精细化权限管控

• 支持用户角色与访问权限管理，精确控制内容的查看与编辑权限

可能存在的不足：

• 样式和版面的自定义选项相对有限

• 新用户可能需要适应期来熟悉界面和部分复杂功能

定价：

需联系销售获取报价

7. Scribe – 最佳可视化操作指南生成工具

我非常欣赏Scribehow生成可视化操作指南的功能。它能帮助用户轻松创建分步教程和指南，实时捕捉屏幕操作过程。用户可添加截图、标注图片和简明操作说明。

该工具通过自动从代码生成文档来创建和维护软件文档，让开发者专注于编写代码而非文档，并提供与GitHub、Bitbucket等工具的集成。

产品亮点：

• 内置文档编辑器，简化编辑与格式调整

• 提供可定制模板，确保文档符合企业品牌风格

• 无缝集成Zendesk、Confluence等流行工具，便于文档管理

潜在不足：

• 侧重流程文档创建，可能不适用于所有文档类型需求

• 格式化与输出定制方面的高级编辑工具有所欠缺

定价：

提供免费版，付费版起价为23美元/人/月。

8. Dropbox Paper – 最佳可搜索文档创建工具

Dropbox Paper 能创建结构化且支持搜索的文档，并提供与Google Drive、Slack等工具的集成。它还提供多种模板和自定义选项，可轻松满足个性化需求。

其实时协作功能允许多用户同时编辑同一文档，便于团队保持信息同步。

核心优势：

• 版本控制功能可追踪修改记录并回退到历史版本

• 内置任务管理系统，帮助团队跟踪文档项目进度

• 支持多种格式导出及多源内容导入

潜在不足：

• 平台内文档组织功能有限

• 缺乏专用离线模式，可能影响可访问性

定价：

付费方案起价为9.99美元/用户/月。

9. Read the Docs – 开源文档的最佳选择

Read the Docs 专注于托管和发布软件文档。它提供了与 GitHub 和 Bitbucket 等工具的集成，并允许创建结构清晰、可搜索的文档。此外，它还提供版本控制功能，便于跟踪更改和回滚到之前的版本。

我更欣赏的是，它是一个开源文档平台。这使得团队能够轻松托管和发布文档，供用户和其他利益相关者访问。

你会喜欢的优点：

• 提供分析和跟踪功能，帮助团队了解文档的使用情况并识别改进点

• 拥有庞大的用户和开发者社区，提供广泛的支持和功能增强

• 允许使用自定义域名，打造品牌化文档站点。

可能的不足：

• 文档主题和布局的定制选项有限

• 缺少所见即所得编辑器，需要掌握 reStructuredText 或 Markdown 语法。

定价：

付费计划起价为每月 50 美元。

10. GitHub – 最适合通过代码库创建文档

我喜欢GitHub通过代码库对文档和代码的支持，开发人员可以在其中包含README文件、wiki和GitHub Pages来托管和管理他们的文档。README文件作为任何项目的前线文档，直接在项目的代码库中提供有关软件用途、设置和使用的基本信息。

该平台还提供了与Jekyll和Sphinx等工具的集成，并允许创建组织有序且可搜索的文档。它还提供版本控制，便于跟踪更改和回滚到以前的版本。

你会喜欢的地方：

• 提供细粒度的访问控制设置，以管理谁可以查看或编辑文档

• 通过分支和拉取请求鼓励社区对文档做出贡献

• 将文档与代码库管理和问题跟踪无缝集成

你可能不喜欢的地方：

• 主要是作为一个代码库，其wiki等文档功能与专用工具相比较为基础

• 我觉得管理有多个贡献者的大型项目有点挑战性

定价：

提供免费计划。付费计划起价为3.67美元/用户/月。

11. Confluence – 最佳团队协作工具

Confluence 将内容组织为空间、页面和博客，便于浏览和管理。这种层级结构让团队可以全面记录软件项目，从高层次的项目概览到详细的技术规范，所有内容都集中存储在一个位置。

我最喜欢的是它的协作方式——允许多个用户同时编辑文档，并且实时显示更改。团队成员可以在文档的任何部分添加评论，并通过@提及功能吸引特定用户的注意。

你会喜欢的功能：

• 富文本编辑器支持多种内容格式，包括文本、表格、图片和嵌入式视频

• 与 Atlassian 的另一款产品 Jira 深度集成，可将项目工单与相关文档关联，实现无缝项目管理和可追溯性

• 提供多种模板和蓝图，可以快速启动任何项目的标准化文档

可能的缺点：

• 处理大量内容时可能会变慢

• 与其他 Atlassian 产品集成良好，但与第三方产品的集成可能不够流畅

定价：

提供免费版，付费版起价为 60.05 美元/10 用户/月。

12. Bit.ai – 最佳富媒体文档支持工具

Bit.ai 专为动态文档协作设计，突破传统文本编辑的限制，支持在文档中嵌入富媒体内容。它支持团队实时协作，所有修改即时同步可见，显著提升透明度和工作效率。

我最欣赏它支持直接嵌入100多个平台的内容，确保文档既能提供丰富信息，又能保持高度交互性。对于软件文档编写尤为实用——直接内嵌代码、视频或演示文稿能更清晰地解释复杂概念。

核心优势：

• 智能文件夹、内容库和标签等组织工具，让海量文档管理井井有条

• 高级权限与访问控制功能，既保护敏感信息又确保授权人员可访问

• 支持细粒度权限设置，分级控制用户访问权限，强化文档安全性

潜在不足：

• 部分用户反馈富媒体内容过多的文档加载较慢

• 功能丰富性对只需简单文档管理的用户可能过剩

定价：

提供免费版，付费版起价为8美元/成员/月。

13. Apiary – 最佳API文档创建工具

Apiary专注于API文档领域，能够简化API文档的创建、测试和共享流程。它采用API Blueprint和Swagger这两种最流行的API规范格式，确保标准化和兼容性。

其模拟服务器功能允许开发者在编写文档时模拟API端点，便于采用迭代式API设计与文档编写方法。实时交互式控制台支持开发者直接从文档中执行API调用，提供即时反馈与验证。

产品亮点：

• 支持创建协作小组共同维护单个API项目

• 用户可直接在文档界面与API端点进行交互，提升理解效率和测试便捷性

• 提供文档页内API调用调试工具，实现实时反馈

潜在不足：

• 专注API文档领域，对需要通用文档功能的用户适用性有限

• API Blueprint和Swagger的使用存在学习门槛，新手可能需要适应期

定价方案：

提供免费版本，付费方案需联系定制。

14. HelpDocs – 最佳Markdown文本编辑器

我喜欢HelpDocs丰富的所见即所得（WYSIWYG）编辑器和Markdown支持，使团队能够轻松创建丰富而详细的文档。它在内容组织方面表现出色，提供强大的分类工具和标记功能，便于快速构建和检索文章。

其强大的内置搜索引擎提高了可查找性，确保用户可以轻松找到所需信息。它还支持版本控制，允许团队跟踪更改并在需要时回滚到早期版本。

你会喜欢的：

• 提供分析仪表板，帮助了解哪些文章使用最多，哪些缺乏参与度

• 具备分析功能，深入洞察用户与内容的互动情况

• 支持内容轻松迁移至平台或从平台导出

你可能不喜欢的：

• 搜索功能有待改进，以提供更相关的结果

• 与竞争对手相比，可自定义模板数量有限

定价：

付费计划起价为55美元/月。

15. Tettra – 最佳可复用答案保存工具

Tettra专为使用Slack的团队优化，非常适合希望通过现有沟通工具实现知识管理的组织。它支持在Slack中轻松创建和分享内容，确保所有团队成员都能快速获取信息。

我最欣赏它能保存和更新可复用答案的功能，用户可以建立一个答案库，这些答案能在不同文档中轻松更新和复用。平台内的自动化工具会监控这些可复用片段的变化，必要时提示更新，无需手动操作即可保持所有相关内容的最新状态。

您会喜欢的亮点：

• 提供分类系统帮助有效组织知识，简洁的编辑器让内容创作轻松上手

• 内容建议和请求功能鼓励团队成员积极参与

• 支持权限管理，确保敏感信息安全可控

可能的不足：

• 与Slack深度集成是优势，但对非Slack用户可能受限

• 部分用户反馈管理海量内容时存在挑战

定价：

付费方案起价为4美元/用户/月。

16. ClickHelp – 最佳情境敏感帮助文档创建与发布工具

ClickHelp 允许文档编写者将帮助主题直接链接到软件内的特定界面或功能，确保用户能基于当前情境即时获取帮助内容。在我使用过的所有工具中，其情境敏感帮助功能尤为突出，通过分步引导提升用户体验并降低学习成本。

该平台还支持单一源文件管理，实现文档跨项目复用，避免重复工作。同时具备强大的用户反馈收集、全文检索和详细报表功能。

核心优势：

• 提供私有文档密码保护功能，增强安全性

• 内置SEO工具提升文档在搜索引擎的可见度

• 确保文档在桌面端到移动端的全设备可访问性与可读性

潜在不足：

• 处理大型文档项目时可能影响平台性能

• 界面布局对新用户可能不够直观

定价：

付费方案起价为175美元/2名协作者/月。

17. SimpleMDE – 最佳简约界面选择

SimpleMDE 提供了一款极简的 Markdown 编辑器，为开发者提供了一种快速编写和编辑文档的直观方式。其无干扰界面专注于提升效率，同时分屏预览功能让用户可以实时查看 Markdown 修改后的渲染效果。

我喜欢该平台在保持简洁的同时并未牺牲功能性。它包含了有效文档编写所需的所有必要格式化工具，如链接、图片插入等，对于注重简洁和速度的项目而言是个绝佳选择。

您会喜欢：

• 支持分屏界面实时预览，可立即查看 Markdown 转换为格式化文本的效果，便于即时编辑调整

• 提供简单工具栏实现快速格式化，让不熟悉 Markdown 的用户也能轻松完成基础文本操作

• 设计为可嵌入其他应用和平台，能灵活集成到各种软件环境中

可能的不足：

• 作为基础 Markdown 编辑器，缺乏综合性文档工具的高级功能

• 对嵌入功能的支持有限

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